Dossiers bijhouden op een handige manier
Voor mijn werk heb ik veel verschillende aandachtsgebieden. Die wil ik op een handige manier in de gaten kunnen houden: wat heb ik gedaan, wanneer moet er antwoord komen, wat is het vervolg, wie hebben er wel/niet ergens op gereageerd etc.
Dat doe ik nu in een word file, of met tig lijstjes, ook wel eens in Outlook of Excel, maar kan het ook handiger?
rosa
Herkenning
Ik gebruik nu van die plastic mapjes (L-mapjes). Met zwarte stift heb ik erop geschreven waar het over gaat.
Die heb ik aan de onderkant geschreven, zodat je met het optillen van de dossiers in 1 oogopslag kunt zien om welk dossier het gaat.
Met post-it-briefjes houd ik bij wat er al gedaan is, en wat er nog moet gebeuren. Die plak ik dan op het voorste blaadje rechts bovenaan.
Zo staat dus over de info die in 1 oogopslag te zien is....wanneer meerdere zaken op elkaar liggen is het toch makkelijk te onderscheiden.
Zaken liggen dan ook op datum. Dus wat eerst afgewerkt moet zijn ligt bovenop.
Verder heb ik van die papierbakjes op mijn buro staan. 1 bakje voor de lopende dossiers, 1 bakje voor info, en bakje voor overige.
Het is simpel, voor mij werkt het, maar ben ook steeds op zoek om efficient te werken. Dus ik lees dit draadje zeker mee.
Groetjes Janneke
Gevonden - denk ik
Task Coach.
Ik heb het net op de pc staan en ik denk dat dit is wat ik zocht. Zie www.taskcoach.org (open source).
Ik kan per categorie (bij mij: opdrachtgever) verschillende taken maken (met subtaken en subsubtaken etc), daarin een beschrijving geven van waar het over gaat, een startdatum, een einddatum en een reminderdatum invoeren.
De papieren dossiers heb ik in mappen of inderdaad in postvakjes, maar die post-its daar werd ik gek van. En een gebrek aan overzicht wat wanneer klaar moest en wanneer ik een reactie moest krijgen etc.
Ben benieuwd of het blijft werken, maar voorlopig ben ik positief.
rosa
Outlook
Hoi,
Het is alweer een tijd geleden dat ik een baan had waarbij ik met dossiers werkte. Bij ons kon je in het systeem een datum invullen dat iets uiterlijk moest gebeuren en daar kon je lijsten van uitdraaien. Nu werk ik vanuit huis en gebruik ik Outlook heel veel. Je kan in de agenda op de datum dat iets gedaan moet zijn een notitie maken, deze komt dan gewoon in beeld wanneer het die dag en tijd is. Vervolgens kan je de actie meteen uitvoeren, of als je denkt ik doe het vanmiddag of morgen,dan stel je het een paar uur of een dag uit. Heel handig vind ik dat.
Maxime
Outlook
Ja, dat gebruikte ik ook wel, maar ik kreeg zo slecht overzicht van wat wanneer en zo. Met Task Coach heb ik in 1 scherm welke tasks ik heb, en wanneer de deadlines zijn. En ik kan subtasks maken (voor firma x moet ik en Y bellen, en van Z reactie krijgen en als ik van Z reactie heb gehad subsubtask: deze reactie doorsturen naar A).
Maar ik heb nog niet alles er in staan, dus misschien verdwijnt het overzicht wel als ik teveel tasks erin zet. Hoewel je ook de subtasks in kan klappen.
rosa
