Dikker plastic ordnerhoesje?
Toen ik startte met mijn bedrijf (toen nog een bedrijfje) sprak ik met mijn boekhouder af dat ik mijn bonnetjes per kwartaal in een plastic ordnerhoesje (ook wel showtas genoemd) zou doen. Zo'n doorzichtig plastic geval waar je van boven iets in kunt doen en dat aan de zijkant een rand met gaatjes heeft voor een multomap.
Aan het eind van het jaar had ik dan één ordner met vier van die hoesjes plus mijn facturen, bankafschriften, overzichten, kortom de hele administratie voor dat jaar. Nadat de boekhouder ermee klaar was kon ik 'het jaar' in mijn kast zetten. Heb ik iets nodig, dan grijp ik de juiste map en klaar.
Inmiddels is het bedrijfje en wat groter bedrijf geworden en passen mijn bonnetjes niet meer in zo'n hoesje. Maar ik vind het systeem nog steeds superhandig en wil eigenlijk niet af van één ordner per jaar.
Ik ben dus op zoek naar hoesjes die niet plat zijn maar die een 'bodempje' hebben. Zeg maar zo'n akte-envelop waarin je een stapeltje papieren kan doen, maar dan voor in een ordner. Bestaan die dingen?
Schoenendoos
Ik weet niet of die mapjes bestaan, maar in mijn werk noemen we zo'n manier van administreren altijd een schoenendoosadministratie 
Waarom doe je niet alle facturen achter tabjes A t/m Z? Dan kan het ook in een ordner en ligt het nog op datum ook.
nou....
Ik heb heel veel kleine bonnetjes van het versturen van pakketjes. Dan zou ik een tabje PostNL krijgen met allemaal kassabonnetjes met gaatjes die uitscheuren. Vandaar die afspraak met mijn boekhouder.
Blijven die goed?
Verbleken die kassabonnen dan niet na verloop van tijd? Ik ben dat soort bonnen wel eens tegengekomen in mapjes per maand, geniet achter een totaallijst. Dan heb je wel alle primaire bescheiden bewaard, maar wordt het geen enorme berg losse bonnen.
blijft wel goed hoor
Zolang ze maar redelijk donker worden bewaard blijven ze wel goed. De mappen staan in een donkere kast dus voorlopig kun je de bonnetjes nog wel lezen.
Per maand kan inderdaad ook, maar ik was juist wel blij met dit systeem.
Groei
Je ziet wel vaker bij kleine bedrijven die groeien dat de administratie nog heel lang op de 'kleine' manier wordt gedaan. Op een gegeven moment moet je de omschakeling maken om het beheersbaar en controleerbaar te houden
expansievouw
Ja die bestaan. Bestel ze wel eens voor het werk.
Google maar eens op: showtas a4 expansievouw
Bijvoorbeeld:
https://www.datas.nl/artikel/8864/showtas-leitz-extra-sterk-met-expansieplooi-a4-pvc-3-stuk.html
https://www.datas.nl/artikel/8870/showtas-leitz-expansievouw-a4-pvc-10-stuk.html
jaaaa!
Precies wat ik bedoel! Dank je wel, Marie!
En Phryne, ik zal je adviezen ter harte nemen. Het is snel gegaan met de groei en voorlopig ziet het er niet uit alsof het bedrijf weer zal krimpen. Ik zal het er met mijn boekhouder over hebben. De rest van dit jaar doe ik het nog gewoon even zo.
je hebt al een advies
Zelf gebruik ik deze.
De lange envelopsize voor kleine bonnen, of de A4/A5-maat voor facturen.
http://iontrend.nl/wp-content/uploads/2013/08/MG_6686-copy-584x388.jpg
googlen op harmonicamap als je interesse zou hebben.
action en hema hebben ze, kost rond de 2 euro
in de toekomst
Bons, ik denk dat ik in de toekomst inderdaad op zoiets moet overgaan. Jammer genoeg kun je die weer niet in de ordner erbij stoppen, dus dan heb je toch weer verschillende opbergers per jaar. Ik ben al niet zo heel denderend in administratie, dus ik ben altijd blij als ik alles netjes bij elkaar heb.
Ik heb voor nu even de showtassen van Marie besteld en zal in december een gesprekje met mijn boekhouder voeren over hoe volgend jaar verder.
Allemaal reuze bedankt voor het meedenken.
Zeer handig
Ik denk dat deze enveloppen ook zeer geschikt zijn voor belangrijke documenten. Als ik op zakenreis met de auto ben, gebruik ik ook een speciale opslag, zodat ze goed beschermd zijn ( https://www.sortimo.nl/producten/mobiel-bureau/ ). Dit betekent dat de documenten niet zo gemakkelijk verloren gaan.
Electronisch
Heeft jou boekhouder geen electronisch pakket waarbij je foto’s kunt maken met je telefoon en via een app de bonnetjes en facturen naar hem toe kunt sturen? Via de app worden deze automatisch in de boekhouding verwerkt. Ook de btw aangifte rolt zo bijna vanzelf uit de computer. Veel administratiekantoren werken hier mee. Veel voordeliger dan dat alles met de hand moet worden ingeboekt. Dat is echt hopeloos ouderwets. Vraag er eens naar, misschien heeft je boekhouder dit ook wel.
Eeltje
Ik voer de bonnen zelf in in een administratiepakket. Dat scheelde geld toen ik net begon, maar misschien wordt het tijd om het met zo'n app te gaan doen.
Ik ga maar eens een afspraak maken voor een gesprek!
