Leerlingdossier naar nieuwe basisschool (dringend)
Even een dringende vraag:
Als mijn kind naar een andere basisschool overstapt, heb ik dan het recht om zelf het dossier te "overhandigen"?
Ik hoop op deze manier een beetje te kunnen voorkomen dat er allemaal rare info wordt doorgegeven. Goed, als ze verkeerd willen kunnen ze natuurlijk altijd nog extra info naar de nieuwe school sturen buiten mij om, maar toch...
dat recht heb je!
Laat het naar je huis sturen, onderwijskundig rapport, e.d.
succes
Yep!
Ik heb het zelfs persoonlijk opgehaald, en aan de nieuwe school directrice gebracht... kan niet missen! En het ging ook het snelste zo. Overstap was uiteindelijk binnen een week rond, waarvan zoon maar 1 dag thuis is geweest. groetjes Tess
En als ze het niet willen geven
Na al mijn gedram en gedreig heb ik nog niet eens een kopie van het dossier weten te bemachtigen, laat staan het dossier zelf. Wat is de beste stap als het domweg wordt geweigerd? Advocaat? Onderwijsinspectie? Ik kan het moeilijk uit de kast gaan rukken daar! (Hoewel?)
Melden
Stoepkrijt, dat moet je even melden http://www.mijnprivacy.nl/Pages/Home.aspx?refer=true&theme=purple
Groet,
Miriam Lavell
Gekregen
Ik heb het vandaag eindelijk gekregen, na 6 weken strijd. Tjonge jonge, waarom moet het allemaal zo moeizaam gaan op die school? Directeur had het aan dochter meegegeven. Hij had er wel een paar brieven van hem aan mij ingestopt (type paternalistisch/bestraffend) maar niet mijn reactie daarop. Sukkel. Ik heb gewoon geen zin meer om daarop te reageren.
Helemaal tegen de verwachtingen in...
...krijg is mij toe gezegd dat ik het dossier op kan komen halen. Het is nog niet gebeurd, maar ik heb het idee dat ze er niet moeilijk meer over gaan doen.
Weet iemand of het klopt dat de oude school het origineel nog 5 jaar moet bewaren? ( er gaat dus een kopie naar de nieuwe school.)
Nou
Dat lijkt me toch niet. Ik heb nog nooit een dossierkast op school zien staan waar van honderden oud-leerlingen jarenlang dossiers worden bewaard. Goeie help, wat een opslagcapaciteit zou dat vragen.
Tirza
Leerlingdossier
Dag Jasset,
In de nieuwsbrief Primair Onderwijs nr 30 heeft staatssecretaris van Sharon Dijksma de 'spelspelregels' rondom het leerlingendossier” nog eens onder de aandacht gebracht van basisscholen.
De achtergrond van deze nieuwsbrief is een niet zo flatterend krantenartikel in het AD en kamervragen door D66.
De 'bewaartermijnen' vind je hierin terug. Voor de volledigheid even de hele tekst:
Het leerlingdossier
De procedures rondom het leerlingdossier roepen wel eens vragen op bij scholen of ouders. Hoe lang moet elk onderdeel bewaard worden en hoe werkt het inzagerecht van ouders? Hieronder vindt u de belangrijkste spelregels met betrekking tot het leerlingdossier.
Het leerlingdossier
Het leerlingdossier is een dossier dat een school bijhoudt over een kind. Het leerlingdossier bestaat uit de leerlingadministratie, een onderwijskundig rapport en soms ook een psychologisch rapport.
* De leerlingadministratie bevat gegevens over verzuim, in- en uitschrijving en gegevens van leerlingen en hun ouders die nodig zijn voor het berekenen van de bekostiging.
* Het onderwijskundig rapport geeft inzicht in de resultaten van een leerling, zijn houding, het schooladvies en eventuele aandachtspunten. De precieze invulling van het rapport is niet wettelijk vastgelegd.
* Wanneer een kind heeft deelgenomen aan een psychologisch onderzoek, worden de resultaten hiervan bij het leerlingdossier gevoegd.
De bewaartermijnen
De twee componenten van het leerlingdossier hebben eigen bewaartermijnen.
* De leerlingadministratie moet vijf jaar worden bewaard nadat de leerling is uitgeschreven. De gegevens voor het berekenen van betalingen moeten worden vernietigd binnen acht weken nadat de leerling van school is.
* Het onderwijskundig rapport en het psychologisch rapport dienen te worden vernietigd binnen twee jaar nadat een leerling van school is.
* Een school voor voortgezet onderwijs (VO) kan bij de toelating van een kind vragen om inzage in het psychologisch rapport. De school kan het rapport gebruiken om het kind zo goed mogelijk op te vangen. De VO-school bewaart het rapport tot minimaal drie jaren en maximaal vijf jaren nadat het kind de school heeft verlaten. Na deze bewaartermijn kan de school de gegevens vernietigen of aan de ouders meegeven.
Het inzagerecht van ouders
Ouders hebben als wettelijk vertegenwoordiger van hun kind recht op inzage in het leerlingdossier. Ouders kunnen een afspraak met het schoolbestuur maken om het dossier in te zien. Hierbij is altijd iemand van de school aanwezig in verband met de privacy van anderen. Ouders mogen een kopie maken van het dossier en onjuiste informatie laten verbeteren of verwijderen. Ouders ontvangen een afschrift van het onderwijskundig rapport wanneer hun kind naar het voorgezet onderwijs gaat.
Inzage door derden
In enkele gevallen is de school verplicht om gegevens uit het leerlingdossier aan derden te geven. Dit is bijvoorbeeld het geval bij:
* de aanvraag van een leerlinggebonden budget (rugzakje);
* de plaatsing van de leerling op een school voor speciaal onderwijs;
* de overgang naar een andere school, bijvoorbeeld het voortgezet onderwijs.
Voor de overige gevallen moeten de ouders eerst toestemming geven voordat derden gegevens uit het leerlingdossier van hun kind mogen inzien.
Groet, Willemijn
Binnen 2 jaar vernietigen
In feite bestaan er van een leerling diverse administraties die allemaal andere regels en bewaartermijnen hebben.
De gegevens vallen onder het vrijstellingsbesluit. Dat betekent niet dat ze niet aan de wet moeten voldoen, wel dat er geen melding van het bestand gedaan hoeft te worden bij het CBP.
Het vrijstellingsbesluit schrijft voor in art 21.5 "# De persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk twee jaren na afloop van het schooljaar waarop de verstrekking van de vergoeding betrekking heeft, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht."
De WPO meldt bewaarplicht en duur voor:
"art 23 8. Beslissingen en adviezen van de permanente commissie leerlingenzorg worden in de school die de leerling bezocht toen het advies werd uitgebracht, bewaard tot 3 jaar nadat de leerling de school heeft verlaten, met dien verstande dat bij plaatsing van een leerling op een andere school in het samenwerkingsverband de beslissing of het advies in die school wordt bewaard tot 3 jaar nadat de leerling die school heeft verlaten."
"art 172 3. Het bevoegd gezag bewaart de gegevens, bedoeld in het eerste lid [geordende gegevens die van belang zijn voor de berekening van de hoogte van de bekostiging ML], en de desbetreffende boeken en bescheiden gedurende een periode van zeven jaren."
Dan is er nog het besluit bekostiging dat het heeft over de gegevens "De directeur van een school draagt er zorg voor dat een overzichtelijke administratie van de inschrijving, de uitschrijving en het verzuim van de leerlingen op de school beschikbaar is alsmede van de gegevens van de leerlingen en hun ouders die noodzakelijk zijn voor de berekening van de bekostiging voor personeelskosten."
De bewaartermijn voor deze gegevens "Artikel 9. Bewaren van gegevens
*
1. De gegevens die in de leerlingenadministratie zijn opgenomen, blijven daarvan in ieder geval deel uitmaken gedurende 5 jaar nadat de desbetreffende leerling van de school is uitgeschreven.
*
2. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de berekening van de bekostiging voor personeelskosten, worden binnen acht weken na het verstrijken van de termijn, genoemd in het eerste lid, vernietigd."
Samenvattend: alle gegevens moeten binnen 2 jaar vernietigd worden, behalve die gegevens hierboven genoemd die onder bewaarplicht vallen. Daarvan is niets dat onder het leerlingendossier valt zoals dat normaal gesproken begrepen wordt. Dus geen psychologisch onderzoek, rapportcijfers, toetsuitslagen, of andere voor het les geven bedoelde zaken.
Wat wel blijft (afhankelijk van de administratiesoort) zijn de gegevens die nodig zijn voor de boekhouding. Dus wel de ouderverklaring als aanspraak gemaakt is op de gewichtenregeling, ook de naam en het BSN van de leerling, maar niet de notitie van de juf.
Het antwoord van Dijksma is half, rommelig en klopt hier en daar voor geen meter.
Groet,
Miriam Lavell
