Werk, Recht en Geld Werk, Recht en Geld

Werk, Recht en Geld

Bereikbaarheid secretaresse

Hoe bereikbaar vinden jullie dat een secretaresse moet zijn?
Het zit namelijk zo: op mijn werk willen ze me een mobiel geven om "ten allen tijde" bereikbaar te kunnen zijn. Zelf zie ik daar toch wel grote bezwaren in; als ik pauze heb (neem ik zelden, en vaak zit ik dan gewoon op mijn plek. Dus àls ik pauze neem buiten mijn plek om doe ik dat omdat ik het even nodig heb om helemaal "weg" te zijn) moet ik toch nog de telefoon aannemen terwijl de medewerkers wel uitgebreid kunnen lunchen. Daarnaast kan ik dan als ik aan het notuleren ben tijdens vergaderingen "weggeroepen" worden door de telefoon en mis ik een hoop informatie die wél in de notulen moeten staan. En als derde punt; met een mobiel kun je moeilijk doorverbinden, en je kunt daarnaast ook niet opzoeken wat het doorkiesnummer van de betreffende medewerker is.
Nou moet ik wel zeggen dat er op dit moment veel collega-secretaresses afwezig/ (langdurig)ziek zijn en ik de telefoons van 4, soms 5 afdelingen doorgeschakeld krijg. Ik heb er al een aantal weken opzitten waarin ik dus de enige ben die de ondervang is van de telefoons, wat erg onhandig uitkomt i.v.m. andere werkzaamheden die ook gedaan moeten worden en het feit dat ik zelf geen pauze buiten de deur heb kunnen nemen. Uiteraard heb ik dit al bij de overkoepelend manager aangegeven, maar die gaf aan dat "het nu even eenmaal zo is..." Met andere woorden: "dit is jouw probleem, slik het of stik anders"

Gr. Poezie.

Vic

Vic

11-06-2011 om 10:37

Niet

Wettelijk gezien heb je in ieder geval het recht op een ongestoorde lunchpauze. Dan zou ik dus de telefoon niet meenemen. Ik heb wel eens ergens gewerkt waar ik een pieper meekreeg die afging als ik nodig was. Het heeft wel wat gemopper opgeleverd dat ik hem weigerde mee te nemen als ik naar het toilet ging, maar uiteindelijk zag men ook wel in dat dat teveel gevraagd was. Als het een tijdelijke situate is zou ik niet al te erg mopperen over de werkdruk, maar dan toch zeker wel mijn recht op een ongestoorde pauze opeisen.

Roosje Katoen

Roosje Katoen

11-06-2011 om 12:53

Nee hoor

Een secretaresse hoeft in principe niet in haar pauze bereikbaar te zijn en zeker niet buiten werktijd. Daar wordt ze helemaal niet voor betaald. Ik zou die mobiele telefoon niet aannemen als ik jou was.

Het lijkt me ook niet de bedoeling om de notuliste weg te roepen uit een vergadering. Laat je leidinggevende maar prioriteiten stellen tav van jouw werkzaamheden. Het is of het een of het ander, niet alles tegelijk.

Bij langdurig zieken kan je manager beter tijdelijke vervanging inhuren dan jou de hele dag telefoontjes aan te laten nemen. Hebben jullie geen receptioniste voor dat soort werkzaamheden?

Overigens vind ik wel dat er uitzonderingsgevallen moeten kunnen zijn, maar als dit structureel is zit er iets niet goed in jullie organisatie.

Guinevere

Guinevere

11-06-2011 om 13:36

Voicemail

Daar hebben ze de voicemail voor uitgevonden. En dan verzoek je in de tekst om terug te bellen op het moment dat je wél beschikbaar (wilt) zijn, alleen in te spreken indien nodig en anders te mailen.
Verder moeten die andere afdelingen het maar uitzoeken met hun secretatiaat. Laat iemand van die afdeling het maar oplossen. En laat de mensen van die afdelingen hun telefoon van de doorschakeling afhalen, de directe collega's moeten die toestellen maar opnemen als er iemand niet aanwezig is.

Vraag een ipad

Waarmee je bij de interne telefoonnummers kunt. En informeer zelf binnen je bedrijf waar iemand in te huren is om tijdelijk de telefoon voor iedereen aan te nemen en door te sturen. Je wilt haar/hem zelf wel onder je hoede nemen.
Of regel voor alle groepen call-pick-up.
Het is toch vaak een lastige zaak om te bepalen hoe flexibel je moet zijn. Vooral met zo'n manager die zijn handen er verder vanaf trekt. Te flexibel gaat ten koste van je andere taken en daar heeft een ander dan weer geen boodschap aan maar jij zit met de gebakken peren.
Ik ken collega's die dit beslist zouden weigeren en ermee wegkomen. Dit soort situaties dus.
Afijn, ik wens je veel sterkte en op zijn minst houdt wel je pauze vrij en ga op je eigen tijd naar huis. Het klinkt allemaal niet erg meewerkzaam.

Nee

Ik zou nog eens een goed gesprek aangaan. Want ook jouw welzijn staat op het spel. Als jij soms 4 a 5 afdelingen krijgt doorgeschakeld gaat dat ook ten koste van de kwaliteit van jouw werk.

Als men zich daarbij neerlegt onder het mom: het is niet anders, prima, maar bescherm jezelf. Geef duidelijk aan dat je je pauze nodig hebt, het is tenslotte al druk genoeg al enige tijd en die hap lucht heb je nodig. Dat je flexibel bent, is al een feit gezien je je al een poosje redt door alle ballen in de lucht te houden ivm personeelstekort/zieken.

Die mobiele telefoon zou ik ook niet willen hebben, al is het maar alleen al ter bescherming van jezelf.

Wat je zou kunnen afspreken is dat er tussen de middag een antwoordapparaat aangaat, en dat mensen dan geen boodschap kunnen achterlaten (want dan ben je nog achter de feiten aan het aanhollen) maar dat er boodschap op staat dat het bedrijf na een bepaalde tijd weer bereikbaar is. Maar ja, dat zal je baas wellicht geen fijne oplossing vinden.

Vraag of er hulp voor jou kan komen, trek ook voor jezelf aan de bel.

Succes met deze lastige situatie!

Poezie

Hoe zou het toch komen dat die andere secretaresses allemaal langdurig ziek zijn, vraagt een mens zich af...

Als je dit soort dingen goed gaat vinden mag je alvast de afspraak met de Arbo-arts gaan inplannen. Dat kan niet goed gaan.

Dat de dingen zijn zoals ze zijn betekent niet dat jij de rotzooi op moet ruimen. Daar is het management voor, die worden daarvoor betaald.

Hier op kantoor ( een heel ander soort organisatie dan die van jou) is tussen de middag de telefoon een uur niet bereikbaar, met een antwoordapparaat waar inderdaad op staat wanneer men weer terug kan bellen. In dat uur kan de secretaresse een half uur pauze nemen. Dat andere halfuur telefoonstilte is omdat zij soms ook dingen buiten de deur moest regelen en dan niet meer aan haar eten toekwam.

Onze Lieve Heer kan alomtegenwoordig zijn, en Matthijs van Nieuwkerk komt tegenwoordig ook een eind, maar van een normale sterveling kun je zoiets niet verwachten.

Als dit je opgedrongen wordt zou ik een brief schrijven met daarin je bezwaren kort, droog maar wel duidelijk opgesomd - kopie bewaren - zodat als het fout gaat, je kunt bewijzen dat je ze gewaarschuwd hebt.

Sterkte ermee

Temet

joer

joer

11-06-2011 om 21:10

Stop halt niet doen

Willen ze jou ook de ziektewet in hebben? Dit is te gek voor woorden.

Dat je in geval van kortdurende nood even 5 afdelingen op je bordje neemt is nog te overzien. Maar nu al enkele weken en geen zicht op verandering?

In ieder geval geen mobiele telefoon!

Overleg met je leidinggevende. Zo kan het niet langer. Door de telefoonwerkzaamheden kom je niet toe aan je andere werkzaamheden. Spreek duidelijk af waar de prioriteiten liggen. Het is of het een of het ander.

Koester je pauze. Neem je uur lunchpauze. Die rust heb je nodig om te kunnen blijven functioneren.

Vraag om hulp, extra handen. Die 2 uur voice mail is ook een goed punt. 1 uur voor jouw pauze en het andere uur om enkele andere werkzaamheden te doen.

Neem actie! Ik heb teveel collega's onderuit zien gaan die ook langdurig teveel op hun bordje hadden. En zich niet gehoord voelde.

JOER.

Poezie

Poezie

13-06-2011 om 23:53 Topicstarter

Jeetje!

Dus mijn gevoel hierover was toch goed! Eigenlijk had ik veel meer tegenstand verwacht in de zin van "ja maar dat is toch normaal" maar gelukkig vinden jullie dat helemaal niet normaal.
Punt is op dit moment wel een beetje dat ik nog steeds via een uitzendbureau werk, en er geen zicbt is op überhaupt een contract. Daardoor heb ik het gevoel wel uit te moeten kijken met wat ik wel of niet zeg. Daarnaast denk ik ook wel weer dat ze me nodig hebben (anders moeten ze weer iemand anders inhuren die weer ingewerkt moet worden enzo). Eigenlijk, als ze me hiervoor willen wegsturen, dan moeten ze dat maar doen. Maar ik denk niet eens dat het zo zal lopen.
Maar bedankt voor dit steuntje in de rug, dat had ik echt nodig om overtuigd te raken van mijn eigen mening hierover.

Gr. Poezie.

Rosase

Rosase

14-06-2011 om 14:58

Poezie

Eerlijk gezegd zou ik onder deze omstandigheden zelf eens heel gauw om me heen gaan kijken voor een andere baan. Ik krijg niet het idee dat arbeidsomstandigheden hoog in het vaandel staan op jouw werk. Het idee alleen al. Ik vind het echt ongehoord wat ze aan jou vragen.

En bovendien, als onder deze omstandigheden er ook nog steeds überhaupt geen zicht is op een contract, vraag ik me af wat er dan wel moet gebeuren en wat jij dan wel moet gaan doen om aan dat contract te komen. Klinkt mij dus in de oren als een verloren zaak.

Tijdelijke tijdelijke oplossing

Ik ben het eens met alles wat hierboven wordt genoemd.

Mochten ze e.e.a. toch door willen drukken (terwijl jij daar nog niet weg bent) kan je als compromis proberen dat een mobiel niet per se betekent dat je altijd bereikbaar bent. Het betekent alleen dat je overal bereikbaar bent. Je kan dus wel vijf telefoons monitoren terwijl je niet achter je bureau zit, maar als je moet notuleren, dan negeer je 'm gewoon (of geeft 'm aan iemand anders. Ook al zo handig van een mobiel).

Kraanvogel

Jade

Jade

14-06-2011 om 20:14

En dan moet je weg,

omdat je geen contract krijgt, en dan ben jij overspannen van al het keiharde werken wat je voor hen hebt gedaan.

Ik schaar me achter de mening van de rest: niet doen!

NaShA

NaShA

14-06-2011 om 20:15

Overheid toch?

En hoezeer ik het ook voor je betreur, er is nu eenmaal sprake van bezuinigen bij de overheid, dus je hebt best kans dat ze daarom niet kunnen overgaan tot meer mensen in dienst nemen. Maar recht op je pauze heb je sowieso, dus dan geen telefoon aannemen!

Poezie

Poezie

14-06-2011 om 22:40 Topicstarter

Klopt nasha

Ik heb zelfs gehoord dat ze daar regelmatig een paar jaar iemand via een uitzendbureau laten werken. Dat zou niet zo erg zijn, als ik maar niet het idee zou hebben dat er toch wel veel naar mij afgeschoven wordt omdat een ander er geen zin in heeft. Ik ben al begonnen met weer om me heen te kijken naar andere banen, maar helaas is het niet zo makkelijk om wat anders te vinden. Deze baan heb ik namelijk ook een half jaar op moeten wachten.
In het verleden heb ik veel van dat soort dingen laten gebeuren, waardoor ik vorig jaar een burnout heb gehad. En dat is wel iets waar ik me heel erg voor wil hoeden, vandaar ook dat ik probeer mijn grenzen op een redelijke manier te stellen. Ik vind het fijn om hier te kunnen checken wat nou eigenlijk "normaal" is op dat gebied. Dus bedankt voor jullie steun in de rug!

Gr. Poezie.

Poezie

"Ik heb zelfs gehoord dat ze daar regelmatig een paar jaar iemand via een uitzendbureau laten werken. Dat zou niet zo erg zijn, als ik maar niet het idee zou hebben dat er toch wel veel naar mij afgeschoven wordt omdat een ander er geen zin in heeft"

Ik ben toch niet de enige die een verband ziet tussen die eerste zin en de tweede?

je krijgt al die k... klussen op je nek omdat je toch maar de uitzendkracht bent. Straks ben je toch weg, wat kan het de rest schelen. Die is te druk met het eigen hachje.

Eruit ga je. De vraag is inderdaad in welke conditie.

Je kan je over de kop werken in een poging je baan te houden, maar ook al neem je alle taken die ze op je bord schuiven, als er van hogerhand geen structurele formatie is vrijgemaakt vanwege bezuinigingen krijg je toch die vaste aanstelling niet.

Solliciteren, meid, en sterkte ermee!

Groeten,

Temet

Rosase

Rosase

15-06-2011 om 22:17

Schepje erboven op

Naast het weigeren van het opgeven van je pauze zou ik ook adviseren gauw te stoppen met het puinruimen bij andere afdelingen. Telefoon overnemen prima, maar niet tegen elke prijs. Je hebt maar 2 handen en 1 hoofd en kunt niet alles tegelijk. Dus als de telefoon gaat en het komt je echt niet uit, lekker laten gaan. Als het belangrijk is bellen ze je wel terug.

Dat dit niet zo klantvriendelijk is, heeft niets te maken met jouw keuzes maar alles met de prioriteiten die jouw organisatie stelt.

En notuleren en telefoneren gaat echt niet tegelijk. Iemand zal dan toch echt een van tweeen van je over moeten nemen.

Overigens zag ik het verband van Temet ook meteen. Op deze manier wordt er roofbouw op jou gepleegd. Maar dat is toch niet erg want jij gaat toch weer weg....

Meike

Meike

16-06-2011 om 07:57

Notuleren en telefoon opnemen

Bij mij zou je er uit vliegen als je tijdens het notuleren de telefoon zou opnemen. Dat kan toch niet! Als je gaat notuleren dan doe je je telefoon uit. NIemand verwacht dat ook van je.
Ik denk dat je eerst eens met je baas om tafel moet gaan zitten om te bespreken wat er precies van je verwacht wordt en wat je takenpakket is.

Poezie

Poezie

16-06-2011 om 12:39 Topicstarter

Huh? (meike)

Je schrijft: "Bij mij zou je er uit vliegen als je tijdens het notuleren de telefoon zou opnemen. Dat kan toch niet! Als je gaat notuleren dan doe je je telefoon uit. NIemand verwacht dat ook van je."
In dat geval zou ik het dus in geen van beide gevallen goed kunnen doen; telefoon moet bereikbaar zijn (dus aan) maar mag niet opgenomen worden. Gelukkig heb ik er vooralsnog niets meer over gehoord, dus misschien waait het wel over.
Inmiddels ben ik weer aan het zoeken naar vacatures, dus ik hoop dat dat binnen niet al te lange termijn wat uitrolt. Gelukkig ga ik over drie weken eerst nog op vakantie, dus misschien dat er na die tijd welwat op mijn pad gaat komen.

Gr. Poezie.

Poezie

Poezie

02-07-2011 om 12:54

Overheid

Bij de overheid is het vaak niet gemakkelijk om een vast contract te krijgen. Zeker niet in deze tijden. Gemeenten zijn namelijk (vaak?) risicodrager voor oa WW. Dit betekent dat wanneer zij iemand een tijdelijk contract geven (dus niet via uitzendbureau) zij opdraaien voor de WW kosten. Daarom wordt er veel met uitzendbureaus gewerkt.

Meike

Meike

03-07-2011 om 12:27

Poezie

Je moet zelf zorgen dat of iemand anders die telefoon opneemt bv iemand van een andere afdeling en geef dan instructie of als dat niet kan dan schakel je de voice mail in en ga je na de vergadering de mensen terugbellen. Niet aan de baas gaan vragen of dat wel mag. Er wordt van een secretaresse verwacht dat zij proactief handelt.
Zelf dat soort problemen oplossen en probeer jezelf een beetje vriendelijk doch stevig neer te zetten.

Succes!!!!

Poezie

Poezie

03-07-2011 om 12:50 Topicstarter

Poezie de tweede en meike

De laatste reactie van "Poezie" was er niet één van mij, maar waarschijnlijk *bedoeld* voor mij.
Meike, er IS dus niemand die die telefoon kan aannemen; we kampen met er veel zieken, en de medewerkers zijn daar absoluut niet toe bereidt. Daarnaast hebben we geen voicemail, en vind ik dit echt een probleem van het management. Die moeten daar beleid op maken. Maar ik snap echt wel dat je advies goed bedoeld is hoor, ook al komt je reactie wat betuttelend over.

Gr., Poezie.

Meike

Meike

03-07-2011 om 16:56

Sorry

Sorry Poezie,
Het was niet betuttelend bedoeld, ik wou je juist een zetje richting meer zelfstandigheid geven. Uit je berichten spreekt onzekerheid en geen grenzen aan kunnen geven. Het forum is anoniem, ik bedoel het goed, doe je voordeel er mee.

Poezie

Poezie

03-07-2011 om 19:28 Topicstarter

Wat bedoel je nou meike?

Je schrijft: "Uit je berichten spreekt onzekerheid en geen grenzen aan kunnen geven." Waar lees je dat dan, en wát lees je dan?
Echt, ik kan dat zelf in de verste verte niet in mijn postings ontdekken.

Gr. Poezie.

Reageer op dit bericht

Dit forum topic is gesloten, er kan niet meer gereageerd worden.