Home » Forum » Bewaren persoonsgegevens

Bewaren persoonsgegevens

29 berichten / 0 nieuw
Nieuwste reactie
albana
Bewaren persoonsgegevens

Een vereniging hier ter plaatse heeft mij een tijd terug gevraagd om te helpen bij het opzetten van een vrijwilligersbeleid. Dat heb ik gedaan. Maar er is 1 ding dat mij dwarszit, ze bewaren persoonsgevens van járen geleden. Ik zag o.a. mijn eigen vader als ex-vrijwilliger staan, terwijl ik zeker weet dat dat al zeker meer dan 20 jaar geleden is.
Het is ook niet in een archief, ex-vrijwilligers en vrijwilligers nu staan allemaal in 1 bestand. En het 'bestuur' kan daar bij. Verder niet en ik dan omdat ik dat beleid moest opzetten, maar goed nu ben 'ik' het en wie is het de volgende keer? De leiding kan alleen bij het vrijwilligersbestand van vrijwilligers die nu actief zijn.
Van dit soort wet en regelgeving heb ik amper verstand omdat het op mijn werk door de adminstratie wordt uitgevoerd. Ik heb daar melding van gemaakt bij het bestuur en ook dat ik het daarmee niet eens was en volgens mij moet je zoiets ook nog melden bij het CBP.
Het bestuur doet daar 'niks' mee. Ik heb me al sufgegoogeld en zie dat er vrijstellingen zijn als je een bepaald 'doel' hebt (b.v. een reunie), dat doel is er niet.
Dus wie maakt me wijzer, wat mag en wat mag niet?
Er staan in dat bestand, geboortedata, datum in dienst, datum uit dienst, naam-adres-telf nr en voor de laatste jaren emailadres en welke functie ze gedaan hebben. Het bestand is natuurlijk niet on-line, je moet inloggen om erbij te kunnen in het verenigingsgebouw.
groeten albana

guusje
Ik snap het probleem niet

Helaas kan ik je niet helpen wat betreft de wet maar ik snap het probleem niet. Misschien willen ze in de toekomst wel een reunie organiseren en bewaren ze de adressen voor het geval dat.. Is dat nu zo erg?

Sancy
Albana

Ik weet hier wel wat van. Mail je even naar Sancyvdb [at] gmail [punt] com? Ik wilde toevallig toch iets aan je vragen ;-)

Sancy
Zo

Tijdens mijn lunchpauze had ik geen tijd meer te schrijven. Maar ik heb net even voor je gezocht Albana, en misschien kun je via de volgende link wat antwoorden vinden:
http://www.cbpweb.nl/Pages/inf_va_ledenadministratie.aspx

albana
Ja die site had ik ook gegoogeld

En ik heb het gelezen. Wat ik ervan begrijp zou deze administratie onder het vrijstellingsbesluit kunnen vallen, maar dat vrijstellingsbesluit kan ik niet lezen op de p.c., dat opent niet (doe ik iets fout?).
En dan zou het ook nog gemeld moeten zijn bij het CBP (volgens mij nog nooit gebeurd).
Ik heb je ondertussen gemaild. Maar ik denk dat het voor anderen op o.o. ook interessant is.
Buiten de gegevens die ik aangaf zitten er van veel ex-leidinggevenden ook bankrekeningnummers in. Of al die gegevens nog up-too-date zijn vraag ik me trouwens af.
Maar dat maakt in principe niet uit.
Toen ik erover na ging denken schrok ik wel enigzins....dat betekend misschien wel dat bij álle verenigingen waar wij lid zijn geweest (en dat zijn er als gezin een héleboel!!!!) al onze gegevens járen en járen toegankelijk zijn voor joost weet wie.....Eigenlijk zijn onze gegevens dan 'openbaar' als ik eens tel hoeveel dat er wel niet zijn.
Terwijl ik juist de laatste jaren het idee kreeg dat dit soort dingen aardig dichtgetimmerd waren.
Tot zover albana

albana
Nog even ter aanvulling

Het is niet zo dat deze vereniging dat vrijwilligersbeleid nu zo graag zelf op poten wilde zetten. Daar zijn ze enigzins toe 'gedwongen' door de gemeente die dat een voorwaarde vind voor bepaalde subsidies. Omdat mijn dochter daar lid is en ze wisten dat ik 'iets' deed als werk in die richting, hebben ze mij als adviseur gevraagd. Op dat moment wist ik nog niet dat het bestuur dat hele beleid eigenlijk maar 'onzin' vond. Anders had ik me denk ik wel bedacht.
Maar afijn ik heb a gezegd en moet nu ook b zeggen. Er zijn anderen buiten het bestuur die er de noodzaak wel degelijk van inzien en ook aangeven het bestuur te zullen houden aan dat beleid als het eenmaal aangenomen is, dus in de uitvoering heb ik weer wel een beetje vertrouwen. Het 'beleid' is nog niet helemaal af....er moet dus nog een stukje over privacy van vrijwilligers in. En ik heb gewoonweg geen idee wat ik kan 'eisen' of kan verwachten en wat de wetten en regels zijn.
groeten albana

albana
Nee guusje jij snapt er niks van.

Ik geef toch al aan dat het hier gaat om beleid? Dat er regels omtrent zulke zaken op papier moeten komen?
En dat ze mij gevraagd hebben om dat te bedenken?
Dus tuurlijk maak ik er me druk om.....En nee ze willen niet in de toekomst een reunie organiseren dan hadden ze dat wel als reden gegeven lijkt me.
groeten albana

Sancy
Vrijstellingsbesluit

Ik zoek altijd via google naar wetten met als zoekterm st-ab erbij, dus in dit geval: "st-ab vrijstellingsbesluit Wbp". Dan kom ik op een pagina waarvan ik weet dat het de meest recente wet- en regelgeving geeft ;)
In deze link http://www.st-ab.nl/wettennr04/0415-016_Vrijstellingsbesluit_Wbp.htm staat de integrale tekst. Het vrijstellingsbesluit geeft aan welke eisen de administratie van persoonsgegevens moet voldoen zodat het NIET gemeld hoeft te worden bij het Cbp.
Artikel 3 Vrijstellingsbesluit gaat over persoonsgegevens bij o.a. verenigingen. Kort gezegd staat er waarvoor je het mag gebruiken (lid 2), welke gegevens je mag gebruiken (lid 3), aan wie de gegevens mogen worden verstrekt (lid 4) én hoe lang het bewaard mag worden (lid 5).
Art. 3 lid 5 Vrijstellingsbesluit Wbp geeft duidelijk aan dat persoonsgegevens niet langer dan 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap bewaard mogen worden, tenzij er een wettelijke grondslag is voor een langere bewaartermijn.

albana
Artikel 41

Ik wist vanuit mijn ooit ledenschap van de m.r. op school dat er meer moest zijn.
En scroll, scrollllll vind ik artikel 41 dat gaat over o.a. 'oudleden' en volgens mij is dat dan van toepassing?
Dan zou het dus wél mogen?
groeten albana

Sancy
Het is een last

Ja, op basis van art 41 Vrijstellingsbesluit Wbp zou het dus wel mogen. Maar dan ook alleen zoals het in art 41 beschreven staat, dus alleen díe gegevens, alleen voor díe genoemde doeleinden, ze mogen alleen verstrekt worden aan die-en-die etc etc. Tot zover de wet en regelgeving.
Dan de beleidsvorming. Beleid maak je met een bepaald doel voor ogen. Bij het ontwikkelen van het beleid is het dus zaak je ook goed af te vragen: is het die investering (tijd, geld en zorgvuldigheid) waard? Hoe vaak wordt er nog gebruik gemaakt van de gegevens van oud-leden? (Trouwens: zijn vrijwilligers ook lid van de vereniging of niet per se?) Wegen de voordelen op tegen de nadelen? En vooral: kunnen we hetzelfde ook met minder bereiken?
En dan blijkt het soms gewoon ook eenvoudiger te kunnen. Zonder verdere informatie over de vereniging zou ik zeggen: bepaal dat de basisgegevens van oud-leden uiterlijk 2 jaar na het einde van het lidmaatschap (veilig) gearchiveerd worden. Letterlijk: úit de ledenadministratie en ín het archief.

M Lavell
Voor de duidelijkheid

albana:"En scroll, scrollllll vind ik artikel 41 dat gaat over o.a. \'oudleden\' en volgens mij is dat dan van toepassing? Dan zou het dus wél mogen?"
Dat vrijstellingsbesluit gaat over het moeten melden of niet. Vrijstelling van melding is er onder de genoemde omstandigheden.
Het is geen vrijstelling voor het bewaren van gegevens zonder doel, noodzaak of omschrijving.
Er is dus geen sprake van dat er iets 'wel mag' er is hooguit sprake van dat er iets (melding bij het CBP) niet hoeft.
De kernvraag is: op grond waarvan is het bewaren van gegeven van oudleden in jullie geval noodzakelijk? Is dat bekend bij de (oud)leden? Hebben zij toestemming gegeven?
Groet,
Miriam Lavell

M Lavell
Aanvulling

Het vrijstellingsbesluit noemt:"De verwerking geschiedt slechts voor:

a. het onderhouden van contacten met de betrokkenen;

b. het verzenden van informatie aan de betrokkenen;

c. het berekenen, vastleggen en innen van bijdragen en giften, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen, alsmede andere activiteiten van intern beheer;

d. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole."
Alleen onder die omstandigheid mag je gegevens van oud leden hebben, zonder dat te hoeven melden.
Is dat aan de hand? Wordt er gecorrespondeerd met oudleden? Krijgen ze informatie? Betalen ze contributie? Zo niet, dan vallen hun gegevens niet onder het vrijstellingsbesluit en bestaat er dus meldingsplicht van het bestand.
Overigens is dan ook evident dat ze niet thuishoren in het bestand dat wel bovengenoemde doelen heeft.
Groet,
Miriam Lavell

albana
Soms denk ik

Gezien ik geen antwoord van het bestuur krijg, weet ik dat dus niet.
Ik heb wel in het eerste concept vrijwilligersbeleid een stuk staan over 'dat de privacy gewaarborgd word' voor zowel leden als oudleden etc.etc.' Dat is al goedgekeurd door het bestuur (ze moesten wel gezien die subsidie, er zat dus nogal wat 'druk' achter) en aangenomen.
Nu ben ik bezig dus met de praktische uitwerking in gedeeltes.
Hoe gaan we om met overlijden, ziektes etc.etc. van vrijwilligers? En dus nu hoe gaan we om met die adresgevens....Aangezien ik dus geen sjoege krijg, ben ik zelf maar gaan nadenken. Mijn vader was stomverbaasd dat hij in dat bestand stond, hij kon zich amper nog herinneren dat zijn zoon daar lid was geweest....ikzelf sta er ook in, maar mijn dochter is nog actief lid én ik die wel eens han en spandiensten. Ik heb andere vrijwilligers (uitvoerenden dus) gevraagd of zij het weten,1 van hen ís ook bestuurslid. Volgens hen wordt het wél eens gebruikt als ze wat 'bijzonders' nodig hebben aan diensten of goederen. B.v. ze moeten een wasmachine hebben en kijken in het oud-ledenbestand wie er ooit lid was en dus de vereniging een 'warm hart' toedraagt en proberen dan korting te krijgen. In de toekomst kan ik me zo voorstellen dat ze b.v. mijn adres ooit nog 's gebruiken voor gedoe rondom vrijwilligers. Dat wasmachinegedoe, dat natuurlijk op andere gebieden ook wel eens voorkomt (metselaar, tegelzetter, stucadoor voor verengingsgebouw enzo....ik kan me tientalle voor beelden bedenken) zijn volgens mij 'innen van bijdragen en giften', alleen is het artikel zo niet bedoeld dacht ik zo, ik weet ook dat ze bij oudleden die járenlang hun inzet hebben getoont, dus écht een 'clubhart'hebben wel eens een advertentie zetten bij overlijden.
Ik denk niet dat er ooit toestemming is gegeven voor het bewaren van die gegevens....zeker niet als ze al van zó oud zijn.....toen speelde dat toch helemaal niet?
Maar wat ga ik concreet nu aangeven in dat beleid?
Verwijderen uit dit bestand na 2 jaar.
Daarna overzetten in archief dat op apparte schijf in kluis zit ofzo?
Dat is praktisch gezien ook gewoonweg méér werk om dan zo'n adres te zoeken....Heel wat anders dan een p.c. waar een heleboel op kunnen, hoewel voor dit bestand moet je nog wel appart inloggen....
Ik weet niet of ik het bestuur zover krijg dat ze de gegevens helemaal vernietigen....dat willen ze overduidelijk niet. Dan kan ik dat er misschien zwaaiend met de subisdie wel doordrukken, maar welke garantie is er dan dat ze het uitvoeren? Daarom denk ik meer aan een middenweg, weet dus alleen nog niet welke....:) Die toch aan de regels voldoet en hun ook mogelijkheid bied om in voorkomend geval....
groeten albana

albana
Nog tussenstap

-verwijderen uit bestand na 2 jaar.
- na die 2 jaar brief sturen met kennisgeving dat de gegevens worden gearchiveerd?
- daarna adres in archief zetten?
Dat kan ook, toch?
groeten albana

M Lavell
Oudledenbrief

Albana, je lost dit eenvoudig op door wel te gaan corresponderen met de oud-leden. Jaarlijks een nieuwsbrief waarin je verslag doet van de vereniging en oproepjes zoals je noemt. Ergens meld je: U krijgt deze nieuwsbrief omdat u tot de oudleden van xxx hoort. Als u deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, mail/schrijf dan naar.....
Overigens krijg ik de indruk dat het niet om leden gaat, maar om vrijwilligers die zich hebben aangemeld voor vrijwilligerswerk. 'Oud' vrijwilliger word je dan niet door uitschrijving (je bent niet ingeschreven als lid, maar als vrijwilliger), maar omdat je niet meer gevraagd wordt of je niet meer meldt.
Het contact verwatert.
In die gevallen is het altijd lastig om te besluiten wie je binnen houdt en wie je uit het bestand schrapt.
Een jaarlijks contactmoment helpt daar bij.
Groet,
Miriam Lavell

mijk
Of gewoon

bij uitschrijven toestemming vragen voor bewaren gegevens en anders niet? Of opname in relatienetwerk of whatever? Dat doet een vereniging waar ik lid van ben...

Mijk

M Lavell
Helpt niet

"na die 2 jaar brief sturen met kennisgeving dat de gegevens worden gearchiveerd? "
Er is geen rechtsgrond voor dat archief. Draai het om, zie mijn eerdere mail. Zorg dat mensen weten dat ze in het bestand zitten en zelf gaan melden dat ze uit het bestand willen, of dat het moet omdat de gegevens niet meer kloppen.
Dan schoont het bestand zichzelf op zonder bestuursbeslissingen.
Groet,
Miriam Lavell

M Lavell
Schiet me te binnen

Werkgevers moeten gegevens van oud werknemers een periode bewaren. Ik weet niet hoe lang en ook niet op basis van welke wetgeving dat is.
Maar het is mogelijk dat die wetgeving ook geldt voor vrijwilligers. De belangrijkste vraag dus: gaat het hier om leden die werk voor de vereniging doen, of gaat het om een netwerk van vrijewilligers die vrijwilligers werk binnen een veelheid aan omgevingen doen?
Groet,
Miriam Lavell

Sancy
Archief

Miriam, er is wel rechtsgrond voor het archief. Van het Cbp:
"Vernietiging of archiefbestemming
Als u de persoonsgegevens niet meer nodig heeft of de bewaartermijn is verlopen, dan moet u de gegevens verwijderen. Dit betekent niet dat u de gegevens altijd moet vernietigen. Het is al voldoende dat u de gegevens buiten het bereik van de actieve administratie brengt en in een archiefdepot of op een aparte schijf opslaat. U mag persoonsgegevens in een archief bewaren als het bestemd is voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. "
Een vereniging kan dus de gegevens in een archief stoppen voor historische doeleinden. Als ooit iemand de geschiedenis van de vereniging wil schrijven bijvoorbeeld.

M Lavell
Ook niet zonder werk

Sancy:"Een vereniging kan dus de gegevens in een archief stoppen voor historische doeleinden. "
Nou, niet zomaar. Je kunt niet al die gegevens in een kast stoppen onder het mom van archief voor historische doeleinden. Daarvan zul je dan toch weer een beschrijving moeten hebben "Bij de overheid is de bewaring van archiefdocumenten of archiefbestanden voor enige tijd of voor altijd neergelegd in de selectielijsten ingevolge de Archiefwet. Het bedrijfsleven moet de bewaartermijn van de archiefdocumenten zelf vastleggen. Tenzij de Archiefwet of een andere wet van toepassing is, zijn aan de persoonsgegevens in een archief geen bewaartermijnen verbonden. Die gegevens moet u daarom verwijderen zodra zij hun belang voor de archiefbestemming hebben verloren. "
Kortom: je moet dan je eigen 'archiefwet' maken, waarin je beschrijft wat je waar bewaard, hoe lang en voor wie.
Dat moet dan dus ook beleid zijn dat bij de leden bekend is. Er is geen beleid, dus ook niet het excuus van 'historisch onderzoek' voor een archief.
Groet,
Miriam Lavell

Sancy
En zoals eerder gezegd

Zorg dat je eerst scherp krijgt welke status de vrijwilligers hebben. Zijn het per definitie ook leden? Zijn het leden en oud-leden? Zijn het leden, oud-leden en niet-leden?

albana
Ja zijn ook oudleden

Ik ga vanmiddag even nader in op alle vragen.
Moet nu werken:)
groeten albana

albana
Leden/oud leden

Voor zover ik heb kunnen nagaan...(de sectretaris is hier mijn infobron en die is wel voorstander én zit in het bestuur...) De 'laatste jaren' zijn álle ingeschreven vrijwilligers óok automatisch lid geweest. Dat heeft de secretaris 'overgenomen' van de vorige seretaris...de zittende secretaris is er nu 8 jaar (treed binnenkort af) en daarvoor dat weet hij niet en ook niemand anders...maar toen was het al 'gewoonte'.
Dat ze alle actieve vrijwilligers ook automatisch lid maakten óok als ze zelf geen 'ledenpositie' hadden maar puur vrijwilligerswerk, dat heeft te maken met benodigde inschrijving bij de overkoepelende bond en met verzekerd zijn. Ze gaan die lijst met actieve vrijwilligers 1 keer per jaar door en kijken welke vrijwilligers nog daadwerkelijk 'actief' zijn en soms bellen ze er achteraan of vragen trainers of de mensen nog actief zijn en als dat niet het geval is, worden ze 'uit geschreven' per deze en deze datum. Daarvan krijgen ze zowiezo een kennisgeving per post. Daarvoor is een systeem dat ze gebruiken. Dat ze dat doen is puur financiëel, ze betalen als ze niet actief lid zijn namelijk géén contributie als vrijwilliger, maar 'kosten' dus wel een beetje geld (dat lidmaatschap van de bond). En als ze dat werk niet meer doen is het natuurlijk zonde geld.
In pricipe zijn dus zeker 10 jaar alle vrijwilligers zowiezo óok lid, oudvrijwilligers dus oudlid. Van daarvoor weet dus niemand écht.
Ik wil graag een simpele oplossing, die aanvaardbaar is voor het bestuur én toch voldoet aan de wet.
En puur vanuit mezelf gesproken zonder wetteksten. Ik persoonlijk zou liever zien dat mijn adres ergens op een 'andere plek' zou worden bewaard en niet op dezelfde plek als waar de dagelijks gebruikte bestanden op staan. Ook om te voorkomen dat er misbruik van wordt gemaakt of dat er per ongeluk fouten mee gemaakt worden. Ikzelf vind het géén prettig idee dat ik nu b.v. er wel in heb mogen kijken. Nu ben ik het, wie is het morgen? Op een aparte harde schijf (als archief dus) die je 1 keer per jaar uit de kast haalt om 'bij te werken' (als ze ook het actieve vrijwilligersbestand opschonen b.v.) zou die kans vele malen kleiner maken en volgens mij de privacy ten goede. Als daar 1 keer per jaar een nieuwsbrief aan gespendeerd zou moeten worden, daar denk ik dat ik ze wel 'voor' krijg. Ook dat zou tegelijk met dat jaarlijkse opschonen kunnen.
Of ik ze zo gek krijg om b.v. de oudvrijwilligers van 10 jaar terug te schrappen...dat betwijfel ik ten zeerste.
Volgens mij hebben ze allang besloten dat ze dát niet willen. Mij komt het een beetje voor alsof het bestuur zulke 'ingrijpende beslissingen' niet durft te nemen omdat ze denken dat ze daar over 10 jaar ofzo door een volgend bestuur op aangesproken worden ofzo...Bij een zoveeljarig bestaan misschien. En ik zie ze ervoor aan dat iemand dan voor de zekerheid in staat is het complete bestand thuis te gaan bewaren voor je weet maar nooit. En dat wil ik nu weer niet. Dat lijkt me de privacy niet ten goede komen. En daar gaat het tenslotte om.
Ik vind het om eerlijk te zijn alleen maar verwarrender worden. En weet nu helemaal niet meer wat ik ermee moet.
Wat ik nu in die uitwerking van beleid moet gaan zetten om dit voorelkaar te krijgen.
Volgens mij zijn trouwens 'oudvrijwilligers' net zo goed 'oudwerknemers' als betaalde werknemers. Vrijwilligers hebben ook bepaalde 'werkrechten en werkplichten' net zo goed als betaalde werknemers.
groeten albana

M Lavell
Doelen scheiden

Helemaal snappen doe ik het nog niet, maar ruwweg komt het dus op het volgende neer.
Er zijn leden (die zich hebben aangemeld en die contributie betalen).
Er zijn vrijwilligers (die geen ledenpositie hebben, maar toch lid zijn om gedekt te zijn door de overkopelende vereniging).
Er zijn oudleden en oudvrijwilligers die geen contributie betalen en ook niet meer onder de verzekering vallen.
In het belang van die verzekering: Als het goed is moet er voor die verzekering een lijst van verzekerden zijn. Dat bestand is je kernbestand. Het doel: aanmelding voor en betaling van bijdrage verzekeren.
Hoe komt dat bestand tot stand? Handmatig, of via een codering?
Dat bestand valt in twee subdelen uiteen: de leden die contributie betalen en de vrijwilligers die dat niet doen. Er moet een subbestand zijn van leden die contributie betalen om de rekening te kunnen sturen.
Hoe komt dat bestand tot stand? Handmatig of via een codering?
Die leden en die vrijwilligers die lid zijn voor de verzekering, vormen samen het actieve bestand.
Alle andere moeten naar een ander bestand of vernietigd worden.
Een reden om de gegevens van die mensen toch te bewaren, is om ze te kunnen benaderen voor oproepen zoals jij eerder meldde. Als je ze weggooit, dan vist de vereniging ineens in een bijzonder kleine vijver. Dat is niet fijn. Stop ze allemaal in een apart bestand waarvoor je een jaarlijkse nieuwsbrief maakt, zoals ik eerder aangaf. Die nieuwsbrief noemt expliciet de mogelijkheid om uit het bestand te verdwijnen.
"Volgens mij zijn trouwens \'oudvrijwilligers\' net zo goed \'oudwerknemers\' als betaalde werknemers. "
Dat kan wel, maar de gewone werknemers en de vrijwilligers hebben wel degelijk aparte bestanden. Anders zou per ongeluk aan iedereen een salaris betaald worden (of aan niemand). Er is dus een salarisadministratie.
Of al die mensen uit dat enorme bestand nu handmatig of met een codering uit elkaar gehaald worden, het gebeurt. De een is wel verzekerd, de ander niet, de een krijgt wel salaris, de ander niet, de een betaalt wel contributie, de ander niet.
Je kunt wel elke keer dat hele bestand doorlopen om de mensen te vinden die bij het doel horen, maar wat is er op tegen om er verschillende bestanden van te maken?
Dat is de simpele oplossing waar het bestuur zich vast en zeker in kan vinden.
Het enige discutabele blijft die enorme hoeveelheid mensen van oud-leden/vrijwilligers/medewerkers met zijn allen bij elkaar.
De jaarlijkse nieuwsbrief geeft een rechtmatig doel aan het bewaren van die gegevens, maakt aan de betrokkenen kenbaar dat ze in het bestand staan (ze krijgen die nieuwsbrief) en geeft ze de kans om eruit gehaald te worden als ze dat willen (of als dat moet omdat de adresgegevens niet meer kloppen).
Daarmee omzijl je de noodzaak van het moeten nemen van een bestuursbeslissing voor het vernietigen van het bestand.
Overigens: Dat bestand van 'oud', mag uitsluitend die gegevens bevatten die noodzakelijk zijn voor die nieuwsbrief: Dat is naam, adres, woonplaats. Meer niet. Dus alle overige gegevens over deze personen, moeten vernietigd worden.
Groet,
Miriam Lavell

albana
Reactie

Er is een appart vrijwilligersbestand, daarin staan álle actieve vrijwilligers. Uit dat apparte vrijwilligersbestand worden elk jaar alle vrijwilligers geplukt die dát jaar gestopt zijn en toegevoegd aan de lijst 'oudvrijwilligers'.
Dat gebeurd handmatig.
Er is ook een appart ledenbestand(dat zijn dus de actieve leden)...soms zitten mensen in zowel ledenbestand alsook vrijwilligersbestand. Dat zijn de leden die wél contributie betalen omdat ze actief lid zijn én die vrijwilligerswerk doen. Er is ook een oudledenbestand, maar daar heb ik geen zicht op en ben ik in pricipe niet mee bezig....maar hoogstwaarschijnlijk wordt dat op dezelfde manier verwerkt jaarlijks.
Er is nog een lijst (waar ik nog nooit heb ingekeken) die bestaat uit donateurs en ouddonateurs.
Er is nog een reden kwam ik gisteren achter....Als je zoveel jaar b.v. lid, donateur of vrijwilliger bent krijg je een toespraak. En voor info putten ze dan uit die ledenlijsten, oudlijsten etc. "Dus beste pietje werd je 15 jaar geleden vrijwilliger omdat jouw zoon lid werd bij onze vereniging...Dat vrijwilligerswerk heb je 8 jaar met veel plezier gedaan...etc.etc. en nu ben je de laatste jaren donateur en trouwe fan van onze vereniging...En daarom pietje heeft het bestuur behaagd dat jij een speldje krijgt van de vereniging...etc.etc."
Dat is dus de reden dat het bestuur ook zo 'hangt' aan die datums in dienst en uit dienst denk ik.

Op zich zouden al die oudleden/oudvrijwilligers/etc wel in 1 bestand kunnen, mits er duidelijk bij zou staan wát ze geweest zijn. Dat krijg ik denk ik wel voor elkaar.
Dus pietje puk op dat adres en met dat telefoonnummer, datum+einddatum vrijwilligerstaak en datum+einddatum lidmaatschap en datum+einddatum danateurschap.
Zou dat in deze vorm mogen?
Die jaarlijkse nieuwsbrief heb ik in de groep gegooid gisteren (bij de leden die het w.s. moeten gaan uitvoeren) en die waren er wel voor te porren. Dat zou de band met de vereniging alleen maar 'warm'houden, dus dat is denk ik wel voor elkaar.
Die bankrekeningen krijg ik wel geschrapt, ik heb nog niet kunnen ontdekken dat die bij oudleden van belang zijn voor het bestuur.
groeten albana

M Lavell
De kern

Die toespraakjes zijn er alleen maar voor mensen die een toespraak willen. Mensen met die zich nav de nieuwsbrief uit laten schrijven, hebben er geen behoefte aan. Daar zit dan ook de kern: mensen moeten weten dat ze in een bestand zitten, kunnen achterhalen welke gegevens dat zijn, en in de gelegenheid zijn om zich helemaal te laten schrappen.
Daarbij is het natuurlijk van belang dat gegevens die echt niet nodig zijn (bankrekening) er ook echt niet in staan.
Het melden van familiebanden kan leuk zijn voor een toespraak, maar kan ook ingewikkeld zijn (familieruzie). Ik denk dat als er geen sprake van ruzie is bij zo'n jubilaris, dat dat soort informatie dan ook uit de overlevering kan komen: je hoeft het niet in een bestand te hebben.
Doe wat je kunt, dat is al heel wat. Het bestuur is verantwoordelijk voor het gegevensbeheer. Ik herken de weerstand die je noemt wel. Het is toch een soort hang naar romantiek die in deze tijd met digitale bestanden niet meer past.
Schrap die bankrekeningen (en evt. andere echt onnodige gegevens) en zorg dat die nieuwbrief er komt. Geadresseerd en wel. Daarmee opent zich voor de mensen die in het bestand staan de kans om zich uit te schrijven als ze dat willen. Het opent bovendien de kans om al die adressen eruit te halen die fout zijn. Dat kan ook zomaar een procent of 30 zijn, als er niet eerder op geschoond is.
Groet,
Miriam Lavell

albana
Goed

'Die toespraakjes zijn er alleen maar voor mensen die een toespraak willen. Mensen met die zich nav de nieuwsbrief uit laten schrijven, hebben er geen behoefte aan. Daar zit dan ook de kern: mensen moeten weten dat ze in een bestand zitten, kunnen achterhalen welke gegevens dat zijn, en in de gelegenheid zijn om zich helemaal te laten schrappen. '

Jaha dat snap ik wel, maar mijn prioriteit is nu even om een aanvaardbare oplossing te vinden die ze uitvoeren en goedkeuren en ook nog binnen de wet vallen.
Ik schrijf in mijn uitwerking van het beleid wel iets over die nieuwsbrief in de trant van contacten onderhouden ofzo...dan keuren ze het wel goed en diegene die het moeten gaan uitvoeren zijn al om :)

'Daarbij is het natuurlijk van belang dat gegevens die echt niet nodig zijn (bankrekening) er ook echt niet in staan' Ja, dat krijg ik wel spits denk ik, volgens mij hebben ze daar ook niet de prioriteit liggen.

'Het melden van familiebanden kan leuk zijn voor een toespraak, maar kan ook ingewikkeld zijn (familieruzie). Ik denk dat als er geen sprake van ruzie is bij zo\'n jubilaris, dat dat soort informatie dan ook uit de overlevering kan komen: je hoeft het niet in een bestand te hebben. ' Ben ik ook met je eens, maar zie dat dat bestuur maar eens aan het verstand te krijgen. Die hebben een goed werkend systeem voor hun toespraakjes en willen dat niet zomaar afschaffen en ik denk dat ze dit ook wel erg 'gemakkelijk' vinden....

Voor de rest, ik heb ondertussen ook al een goede 'subreden' gevonden om al die apparte bestanden in 1 compleet bestand te plaatsen. Als ze die nieuwsbrief gaan sturen...moet er voorkomen worden dat oudleden/oudvrijwilligers/ouddonateurs dubbele post krijgen. Door alles in 1 bestand te zetten kan je dat voorkomen, afdrukken op adresstickers met zo'n programmaatje en hoppa op de post...

Ja dat romantische herken ik, het is ook gewoon dat dat beleid ze eigenlijk opgedrongen is...ze zien er niet écht de noodzaak van in. Op wat uitvoerden na dus...
" Het liep toch allemaal goed? Alles was toch 'perfect' voor elkaar? Waarom dan nog beleid ervoor maken..."
Is de houding een beetje...Nou ja, voor die subisdie dus en voor de rest interesseert het ze amper. Ze willen er vooral niet teveel 'last' van hebben in hun manier van werken. Dat het allemaal zo supergoed liep is trouwens ook niet helemaal waar, er zaten nogal wat hiaten zo links en rechts, zo werden vrijwilligers die op de achtergrond werken en niet schreeuwend vooraan staan b.v. rustig 'vergeten' met hun jubileum en werden zieke vrijwilligers soms pas opgemerkt als ze als overledene in de krant stonden...oepsie was die ziek dan?
Nou met die laatste dingen ga ik me dan nu maar bezighouden. Hoop het over een weekje of 2 'af' te hebben.
Dank voor de hulp met de wetteksten.
groeten albana

Sancy
Albana

Mocht je graag iemand de boel laten nalezen dan weet je mijn e-mail adres he?

albana
Hoi sancy

Ja ik weet het mailadres....Maar ik heb al 2 meelezers bij de vereniging zelf. Die moet ik eerlijk zeggen ook best kritisch zijn...En daar heb ik praktisch gezien meer aan. Want die kennen de situatie.
Ook heeft de secretaris gekeken in hoeverre die bestanden van ex-gevallen bij elkaar gezet kunnen worden in 1 bestand. Besproken met diegene die altijd alle ict doet en het zou eenvoudig te realiseren zijn.....
Nu wordt het verder een eitje (denk ik)
groeten albana

Onderwerp gesloten

Wat leert je kind in groep 1?

En dit is wat je kind al moet kunnen voor hij naar groep 1 gaat: lees het hier.