Werk, Recht en Geld Werk, Recht en Geld

Werk, Recht en Geld

Samenwerking

Samenwerking

16-08-2011 om 18:41

Duobaan: tips?

Ik krijg de kans om een duobaan te accepteren. We zouden dan beiden 24 à 28 uur werken, werktijden zelf in te delen. Maar er moet wel altijd iemand aanwezig zijn. Ook wonen we beiden vlakbij het werk en vinden het dus niet erg om een halve dag te werken omdat reistijd nog geen tien minuten is.

Hebben jullie tips voor de beste indeling van de week?
Wat is handig: één e-mailadres waar we allebei bij kunnen en dan een mapje maken met afgewerkte mails?
Hoe regel je de overdracht? Een schrift met een kolom per persoon (hij, ik, de baas) of alles onder elkaar?
Spreek je vaste taken af? De een doet de bestellingen, de ander de ziekmeldingen of doe je alles allebei zodat je nooit tegen iemand hoeft te zeggen: tja dat weet ik niet dat doet mijn collega, dat vind ik namelijk altijd zo stom.

Kortom ik zit vol vragen. Weet iemand een goed boek of een website waar ik wat tips kan vinden?

Hartelijk dank

Wie

Het hangt van de persoon en van jezelf af. Met sommige mensen is het heel moeizaam om samen te werken. Of je kunt zelf moeilijk iets accepteren van een ander.
Dan moet je de taken zo strict mogelijk verdelen.
Dat schept vaak ook veel duidelijkheid naar andere medewerkers of klanten.
Soms zijn er zaken die je wel moet delen. Dan kun je daar proberen afspraken over te maken. Kan veel geduld kosten want mensen hebben toch vaak een eigen opvatting over hoe het zou moeten.
Het handigste is het denk ik om samen een takenlijst te maken en daar gaandeweg afspraken over te maken. Bijvoorbeeld in een eerst dagelijks, dan wekelijks, dan 14daags enzovoort overleg.

Vakantie en ziekte

Hoe is dat geregeld? Bij een vriendin verwachtte de werkgever dat als de een vrij of afwezig was de ander dit opving. Dus bij vakantie moest zij opeens fulltime werken. Idem bij ziekte. En een dag vrij kon alleen als de ander dan extra kwam.

Ik zou dus afstemmen met de werkgever wat zijn beeld van een duobaan is.

Verstuurd met de Ouders Online iPhone app.

Wat sahara zegt

Is iets dat je goed moet afspreken. Ik werk ook in een duobaan met 1 collega. Bij ons 'hoeft' er niet elke dag iemand aanwezig te zijn, maar als 1 van ons er niet is moeten we wél elkaars werk opvangen/overnemen. Dat betekent dat we beiden als de ander er niet is méér uren moeten draaien. Ik werk 14 uur in die baan (heb nog meer uren in andere functie ernaast) en collega 16 uur (en heeft nog 4 uur in andere functie ernaast).
Collega was 2 jaar terug ziek....meer dan 9 maand en daarna nog een tijdje maar half aan het werk. Toen heb ik veel meer uren moeten werken. Uiteindelijk zijn mijn andere uren in die andere functie tijdelijk verminderd omdat het me gewoon te veel werd (in overleg natuurlijk met leidinggevende). Voor een tijdje (maand ofzo of vakantie) is dat best te doen, maar voor zo lang.....Zo had ik bijna een full-time baan en ik had het idee alles maar halfslachtig te doen i.v.m tijdtekort.
Dat zijn lastige dingen.
Vraag dus nu al bij voorbaat aan je leidinggevende hoe hij zulke dingen ziet. Of komt er dan een (tijdelijke) invalkracht die je ondersteunt ofzo?
Alle vakanties/vrije dagen spreken we dus met elkaar ruim van tevoren af. Zodat we er rekening mee kunnen houden dat we dan meer moeten werken.
Verder doen wij beiden allebei hetzelfde werk. Wij 'verdelen' het 2 wekelijks als we 1 middag samen werken. Dat is een bewuste keuze inderdaad omdat wij vinden dat we beiden hetzelfde moeten weten en ook omdat het anders niet 'werkt'wanneer we voor elkaar moeten invallen. Wij hebben dus nooit telefoontjes waarbij we naar de ander moeten 'verwijzen'.
De enige scheiding van taken die wij hebben is van medische aard. Omdat mijn collega een loop-beperking heeft neem ik de dingen die meer actief zijn wat vaker voor mijn rekening en zij de meer 'zittende'dingen (b.v. adminstratie).
En we gebruiken elkaar betere en zwakkere punten. Ik ben meer de creatieve geest en zij is preciezer in bepaalde dingen.
Dat zo samenwerken vergt wel meer overleg.In onze middag samen nemen we de agenda door en spreken af wie wat doet.En we bespreken alles wat we die 2 weken daarvoor hebben gedaan en waarvan we nog niet van elkaar dingen op de hoogte zijn of waarbij we aanvullingen van elkaar nodig hebben.
Wij hebben 1 mailadres en ondertekenen al onze mails en communicatie met beide namen en nemen dat ook van elkaar over zonder nader overleg als dat nodig is(lopende zaken die meteen die dag beantwoord moeten worden ofzo).We hebben vaste opruimplekken en afgeproken plekken voor adimistratie e.d.Alles kan ik dus altijd terugvinden van collega ook als ze me er nog niks van verteld heeft. Mails van collega met iemand met wie ze iets regelt lees ik altijd na, idem collega.Zodat we weten wat er is afgesproken en hoe ver collega ermee is.
Zien we dat de ander in tijdnood komt dan nemen we gedeelten over zonder nader overleg. Ook als we tijd 'over'hebben en dingen kunnen overnemen.
We communiceren met elkaar via onze eigen mail. Dan stuur ik als ik vandaag gewerkt heb collega een mailtje naar onze eigen mailadres en vanaf ons eigen mailadres met de lopende zaken en dingen waar ik mee klaar ben of nog aan bezig.Een soort 'overdracht' dus.
Als we gaan werken lezen we die als eerste. En doen dan wat we hebben afgesproken in dat 2 wekelijks overleg en vullen dat aan met de dingen die collega in de overdracht heeft gezet.
Heb ik tijd tekort dan geef ik dat aan en vult collega aan of neemt dingen over, heb ik tijd over dan neem ik wat van collega over of pak alvast dingen op die voor nóg later op de agenda staan (maar waar we nog geen verdeling voor hebben afgesproken). Idem andersom.
Het is wel belangrijk dat je beiden ongeveer dezelfde instelling hebt qua werk. Ooit had ik een collega die beduidend minder deed dan ik en ook nog voor elkaar kreeg om altijd 'handige dagen' (schoolvakanties ofzo) vrij te nemen. Dat gaat zich wreken...en je gaat je irriteren. Deze collega nam dan b.v. vrij zonder met mij te overleggen en tja dan had zij al vrij dus helaas pindakaas voor mij. Ik was toen opgelucht dat zij een andere baan nam en sindsdien werk ik met deze collega en wij hebben nooit zulke problemen.
Wij voelen ons beide even 'verantwoordelijk' voor het werk en werken ong. even 'hard' zeg maar. Dus dat gaat heel goed samen.
Ik vind het ook prettig dat collega iets andere eigenschappen heeft dan ik, we gebruiken bewust elkaars sterke kanten. Bij bepaalde zaken weten we meteen dát is iets voor jouw en dat is precies iets voor mij. En we kijken als we niet helemaal 'zeker' zijn elkaar werk na en we kunnen elkaar wijzen op kleine foutjes die er natuurlijk bij iedereen wel eens insluipen.
Dat maakt ons werk alleen maar 'beter' en we leren ervan.
sterkte en veel succes met je duobaan.
Ik hoop dat het net zo prettig wordt als bij collega en ik.
groeten albana

En hoe ons mailadres werkt

Ons mailadres is: "[email protected] bedrijf.nl. Aangezien wij beiden die taak/functie hebben, hahaha.
Mails van meer persoonlijke aard, daarvoor hebben wij een mapje appart bij postvak in met de naam 'albana' en 1 voor collega. Dat kunnen b.v. mails zijn van collega's die mij vragen of ik ze iets wil uitleggen ofzo of van huis waarvan ik b.v. een foto opstuur omdat ik die op werk nodig heb of zoiets.
Héél soms hebben wij gescheiden projecten. Dan moet 1 van ons in een werkgroepje ofzo brainstormen over iets. Daar hoeft collega zich niet druk om te maken of wat mee te doen. Mails die zoiets betreffen daarvoor maken we ook een apart mapje die de naam van betreffende werkgroep krijgen ofzo. Die mails verplaatsen we zelf. Daar komt collega niet aan. Maar zo blijft alles traceerbaar en duidelijk voor elkaar.
Collega zat een tijdje in de o.r. en had daar ook een apart mapje voor b.v.
In de p.c. heeft alles een naam en wordt opgeslagen in aparte mapjes die dat betreffen. Mapje affiches, daarin zitten dus affiches. Mapje draaiboeken, daarin zitten draaiboeken, mapje adminstratie (ook weer ingedeeld in mapjes die aangeven wélke adminstratie) etc.etc.
Dat doen we beiden. allebei hetzefde dus.
Ooit hadden we beiden een mapje waarin we dan alles van de een en de ander opsloegen maar dat werkte voor geen meter, want na een jaartje ofzo hadden we geen idee meer wie wat gedaan had toen.
groeten albana

Nee geen eigen adres

Nee wij hebben geen eigen mailadres. Alles komt dus op ons gezamelijke adres.
Wij hebben toch ook samen 1 functie/baan? Niet dan???? Dus voor iedereen ook duidelijk dat alles dáár heen kan.
In het verleden hadden we er 3.
1 met háár naam.....
1 met de mijne......
en 1 met onze functie.
Dat schepte alleen maar verwarring en zelfs over 1 onderwerp werden wel eens 2 verschillende mailadressen gebruikt en dan kregen we bepaalde dingen die even bewaard moesten worden niet meer in bijbehorende mapjes (gedoe met netwerk). Dus hebben we die 2 met onze naam laten opheffen.
groeten albana

Jonneke

Jonneke

19-08-2011 om 11:48

Tips voor overdracht

Naast alle tips die al gegeven zijn (en die ik van harte ondersteun), wil ik graag mijn overdracht-tip meegeven. Wij hebben een word-document waarin we belangrijke zaken vermelden. Dit document, voorzien van datum, laatste datum bovenaan, was voor ons handiger dan losse mailtjes met instructies.
Verder was er altijd bereidheid over en weer om de ander even te bellen indien je iets niets wist of kon vinden.
Spreek een vaste documentnamen-structuur af, dat zoekt makkelijker in de pc.
Vakanties hoefden we nooit extra te werken, maar we konden nooit tegelijk op vakantie. Dus de zomer was ik de eerste drie weken, en de ander de laatste drie weken. En dus zat men met een halve bezetting in de zomer (maar ja, zei ik dan, als het een fulltime functie was geweest, zaten jullie nu zonder....).
Groeten, Jonneke 4 jaar duo, en nu al weer x jaar alleen.

Wel eigen email adres

In mijn duo tijd hadden wij naast een gezamelijk email adres (idd [email protected]) wel een eigen email. Je hebt toch ook wel eens iets wat niet voor je collega bestemd is. Iets van PZ, een uitnodiging ofzo?
Echt werk gerelateerd moest wel naar het gezamenlijke adres.

amk

amk

19-08-2011 om 13:37

Zelfde als avalon

hier mag je officieel niet een mailbox delen tenzij.....
Alle zaken van pz gaan op naam, die komen niet in groepsboxen.
Over hoe te handelen met de groepsbox is een kwestie van goede afspraken maken.
Wij werken met z'n 5-en in 1 box en per dag is er 1 iemand verantwoordelijk voor het toewijzen van de berichten. Dat doen we 2x per dag. En als iemand je een cc heeft gestuurd van een bericht naar de centrale box haal je die er gelijk uit.

Losse mailtjes?

Nee hoor, wij sturen álle overdracht in 1 mail.
Gewoon aan het eind van onze overdracht. Nooit meerdere, alles in 1 happerdepap.
En die staat bovenaan of komt binnen als we dus inloggen de volgende dag of week of wat dan ook.
Dus ik zie niet veel verschil met een word-document.
Wel een voordeel vind ik dat we die mailtjes nog even laten staan in onze mailbox, dus als ik vergeet wat collega schreef in de overdracht eergisteren of vorige week kan ik altijd nog terugkijken of als ik vergeet wat ik heb doorgegeven en nog moet doen.
Mails verwijderen we net als de rest gewoon op datum.
Dus ze verdwijnen vanzelf een keer.
groeten albana

Reageer op dit bericht

Dit forum topic is gesloten, er kan niet meer gereageerd worden.