Ergernis mail, ben ik een zeur?
Hoi allemaal, ik werk bij een groot bedrijf van 3500 werknemers. Het valt me op dat steeds meer mensen in hun automatische afwezigheidsbericht iets zetten als: "ik ben afwezig tot 10 december. Als het belangrijk is, stuurt u dan na 10 december uw bericht opnieuw."
Ik vind het zo arrogant van die mensen om te denken dat ik bijhoud wanneer ik wie welke mail opnieuw zou moeten sturen en dat zij gewoon hun mail ongezien weggooien na hun vakantie.
Afgelopen zomer is dat bij collega A tot ruzie gekomen, want collega A had een mail niet nogmaals gestuurd na de vakantie van collega B, waardoor collega B een vergadering gemist had en daarop werd aangesproken door haar baas. Collega A kon laten zien dat ze gemaild had.
Wat vinden jullie? Ben ik (en collega A) een zeikerd en moeten we gewoon bijhouden wanneer we weer kunnen mailen, of zijn de mailers zeurpieten en moeten ze niet ongezien alle mail weggooien die in de vakantie komt?
groet Franka
geen zeur
Ik ga ook niet bijhouden wie wanneer terug is vakantie en dan de mail nog een keer zou moeten krijgen. Ik benoem wel altijd duidelijk het onderwerp in de betreffende regel van de mail. Als de ontvanger dan de mail weggegooid is dat echt zijn verantwoordelijkheid
je bent geen zeur
Nee je bent geen zeur, maar aan de andere kant, als iemand terug is van afwezigheid kan het een enorme klus zijn om al die mail weer tijdig door te spitten. Ik kon vroeger mijn mails plannen (ik had toen outlook) dus dan zou je zo'n mailtje meteen voor de juiste datum nog een keer kunnen inplannen zodra je zo'n reply krijgt, dan heb je er verder geen omkijken meer naar.
Ik denk dat dit toch een keer in een vergadering doorgesproken zou moeten worden, want je kunt dat als verzender van de mails dat inderdaad toch niet allemaal gaan zitten bijhouden.
Nee hoor
Probleem van collega B. En dat is bij jullie toch ook zo, want die is er op aangesproken.
Als service wil ik proberen om B nog even een reminder te geven, maar dan alleen als ik B toevallig zie en spreek en er aan denk. Niet mijn verantwoordelijkheid.
vergadering
Uitnodigen voor vergadering of bespreking oid gaan bij ons sowieso via de agenda, dus als je je mail mist zie je het wel in je agenda staan en kun je accepteren of niet.
Verder heb ik nog nooi meegemaakt dat een collega verwacht dat je alle mails nog eens stuurt als hij/zij weer terug is. Bizar.
Als iemand langdurig afwezig is weet je dat, maar ik werk dan ook in een kleine organisatie.
In outlook zie ik wel meteen of iemand autoreply aan heeft, daar kun je op anticiperen.
raar
De afwezigheidsmelder is bedoeld om de zender de gelegenheid te geven bij spoed situaties e.d. een ander te benaderen. That's all m.i.
Nee hoor
Voor de mailtijd was het gewoon gebruikelijk om de agenda op te vragen bij de afdelingssecretaresse die in de meeste afspraken toen gewoon de hand had.
En inderdaad men kan een uitnodiging via Outlook sturen die blijft gewoon open staan tot je terug bent van vakantie.
En dan nog kan het zijn dat je na je vakantie iets mist, daarom is het zaak om bij terugkomst dat even te melden bij deze of gene.
Je kunt die verantwoordelijkheid niet bij de anderen leggen.
Overigens is het effectiever als je dat wel doet.
Je kunt de bedoelde mail opbergen onder 'drafts' en dan versturen op de ochtend dat degene terug is van vakantie, of de vrijdagmiddag als je min of meer weet dat iemand de emails in het weekend opent.
Maar toch, je bent zelf verantwoordelijk.
Gelukkig
Jullie eerste reacties geven me gelijk.
Petra, maar stel dat ik dertig mensen mail en ik krijg van dertien mensen zo’n mail terug. Dan zou ik in het ergste geval nog dertien mails moeten inplannen die dan op de dertien goede datums verstuurd worden.
Maar geen van jullie hebben zo’n autoreply gekregen? Ik vandaag al twee, vandaar dat ik me weer ergerde. Ik doe er trouwens niets mee hoor, ik vind het niet mijn verantwoordelijkheid om nogmaals te mailen.
Groet, Franka
Ook zoiets
Ik krijg wel eens een bericht van iemand die mij dan verwijst naar collega's.
Die ik dan mail en dan is er een actie weer geregeld.
Echter als zij dan terug komt begint ze die vraag van mij toch, alsnog, te beantwoorden. En dat werkt nogal chaos in de hand.
Dus toen nam ik de doorgezette vraag mee naar haar collega met een cc. naar haarzelf. Dat had ze ook niet altijd door.
Dus nu doe ik het dan alsnog naar de collega en ik neem haar dan verder mee in de hele correspondentie.
Jaja, het is nog een hele kunst en wanneer doe je het goed en wat is hier de etiquette?
AnneJ
Het gaat niet alleen om outlookuitnodigingen, was dat maar waar. Die blijven wel in de agenda hangen.
Bovendien, de meeste afwezigheidsmeldingen gooi ik en anderen met mij ongelezen weg. Dan missen die mensen die de mail nogmaals willen alsnog mijn mail.
Verder opper jij ‘ Je kunt de bedoelde mail opbergen onder 'drafts' en dan versturen op de ochtend dat degene terug is van vakantie, of de vrijdagmiddag als je min of meer weet dat iemand de emails in het weekend opent.’
Dan nog moet ik dus in mijn conceptenmap kijken wanneer ik wie welke mail op welke dag moet sturen. Dan ligt dus nog de verantwoordelijkheid bij mij. En die wil ik niet in mijn schoenen geschoven krijgen. En ik vroeg me af of ik daarin redelijk was.
Groet Franka
Redelijk
Natuurlijk moet iemand daar zelf wat mee. Toch zou ik wel overwegen wat het belang is.
Als je, als Oranjevereniging, mailt met de Rijksvoorlichtingsdienst over koninginnedag dan zou ik toch overwegen die mail nogmaals te sturen als je een afmelding krijgt.
Franka
Nee, als het om 13 mensen tegelijk gaat, dan zou ik dat niet opnieuw inplannen, ik dacht meer aan wanneer het om 1 mailtje gaat, dan is even opnieuw inplannen best snel gedaan.
brief
En als er een brief tijdens mijn vakantie binnenkomt, gooi ik hem ook ongezien weg? Dat is toch idioot.
idioot systeem
Zou ik niet aan meewerken, binnen het bedrijf waar ik werk, een van de grootste van Nederland, heb ik dit nog nooit gezien.
Uitnodigingen gaan via Outlook en je bent zelf verantwoordelijk voor de mail die jou is gestuurd tijdens jouw verlof.
Nee joh
Je mails ongelezen weg gooien is echt heel raar! Natuurlijk ben jij er niet verantwoordelijk voor om een mail opnieuw te sturen omdat een ander geen verantwoordelijkheid neemt. Ik zou zeker geen drafts in mapjes zetten en gaan reminden, dan neem je een taak op je die niet van jou verwacht mag worden en die niet onder jouw verantwoordelijkheid valt. Ik zou wel overwegen om via het management te regelen dat dit soort autoreplies niet meer gestuurd worden.
Autoreplies zijn er om duidelijk te maken dat je niet gelijk kunt reageren en om bij spoed naar de juiste collega door te verwijzen, niet om de verzender van de mail met gedoe op te zadelen.
Mail=post.
De postbode kan er niets aan doen dat ik op vakantie ben en mijn post niet open. Ik kan vragen of de buurvrouw mijn post wil openen, in dit geval bij mail, een vervanger/collega.
Niet de verantwoording van de postbode, in dit geval jij.
Ook geen reden om een vergadering te missen, dan heeft ze haar mail überhaupt niet gelezen, ook niet op haar eerste werkdag na de vakantie.
Nee, ik vind je geen zeur, met 3500 collega's kan je niet ieders afwezigheid bijhouden.
Idem
Ik heb ook nog nooit zo’n melding ontvangen. Misschien een eigen bedrijfsdingetje, dat iemand dat ziet van een collega en het ook wel lekker makkelijk vindt. Eerste actie na je vakantie hoppa delete, en met een schone mailbox beginnen.
Nou
Ik heb wel eens een reply ontvangen met 'uw mail wordt niet bewaard'. Nou, dan niet, denk ik dan. Maar ik ga geen nieuwe mail sturen hoor. Het fijne van mail in plaats van bellen is juist dat de mail wacht tot de ontvanger tijd heeft.
Hier ook heel af en toe
Heel af en toe krijg ik ook zo'n type out-of-office. Hoewel ik me normaal makkelijk druk maak om dingen, hier niet over hoor. Ik vind het zó logisch dat het ik niet zomaar ongevraagd een opdracht van iemand anders hoef aan te nemen. Dat het niet mijn verantwoordelijkheid is als iemand daar geen tijd voor heeft.
Ik zou er ook geen ruzie om proberen te maken (daar zou ik wel echt érg weinig begrip voor hebben).
Ik ben wel voorstander van stiekem een dag eerder van vakantie terugkomen. Dat vinden veel mensen wel onzin, maar je zou een al je mail moeten kunnen lezen, acties inplannen, alvast iets oppakken, zonder dat je er echt bent.
Natuurlijk kan het ook in het weekend of zo, dat gebeurt hier onophoudelijk, maar daar moeten we eigenlijk juist vanaf.
Variant op zo'n soort auto-reply kan ook zijn (en die vind ik wel te pruimen): 'Bedankt voor je mail. Ik ben er weer. Mocht het erg lang duren voor je antwoord krijgt, dan kan het zijn dat de mail is ondergesneeuwd. Het zou heel fijn zijn als de mail dan nogmaals gezonden kan worden.'
Dan laat diegene de verantwoordelijkheid wel bij zichzelf, maar hoopt op begrip en eventueel medewerking.
Verzonden berichten als actielijst
Als ik mail verstuur met een verzoek waar ik.zrlf belang bij heb zet ik het mailtje ongelezen in verzonden items. Afhankelijk van de urgentie kijk ik paar keer per dag/week door verzonden items heen en kan dan tijdig reminder sturen. Als ik out of office van belangrijk persoon krijg bewaar ik die even...
Gr Angela
hee wat raar
Wat raar, afgezien van een enkel fout woordje in mijn tekst hierboven, is er iets onverwacht weggevallen. Ik had dat tussen haakjes gezet, zo: < > (en dan een woord ertussen). Niet 'ik ben er weer', maar ik ben er op 'bepaalde datum' weer.
'Bedankt voor je mail. Ik ben er *datum* weer. Mocht het erg lang duren voor je antwoord krijgt, dan kan het zijn dat de mail is ondergesneeuwd. Het zou heel fijn zijn als de mail dan nogmaals gezonden kan worden.'
dat ook inderdaad, Angela
Ja zoiets ook. Ik heb een inbox van mijn werkmail. Als het afgehandeld is gaat de mail naar een andere map. Als ik iets heb verzonden waarop ik antwoord wil, gaat die verzonden mail naar een mapje 'wacht op antwoord'. Ik ga daar elke werkdag even doorheen. Als ik een out of office krijg zet ik die daar meestal ook tussen zodat ik ook snap waarom ik van die persoon nog geen antwoord kreeg en vanaf wanneer dat wel normaal wordt (of wanneer ik zal herzenden of bellen).
Van nature ben ik wat chaotisch en ook al vergeetachtig, maar dat kan ik in mijn functie natuurlijk niet gebruiken. Dus ik heb diverse trucjes, die op zichzelf wel wat tijd kosten maar we zorgen dat ik niets vergeet en op een acceptabel tijdstip een reminder stuur o.i.d.
Nee
Ik krijg ook regelmatig een automatische email met vakantie data maar dat neem ik gewoon ter kennisgeving aan. Ik maak er geen notitie van en ik verstuur die mail niet nog een keer.
Ik heb wel collega's die tijdens stakingen alle mails die ze in die periode krijgen weggooien. Ik vind het prima en snap dat (beter in elk geval dan mensen die tijdens vakantie hetzelfde doen) maar ik zie het vervolgens alsnog niet als mijn verantwoordelijkheid om hier achteraan te gaan.
Het is natuurlijk een ander verhaal als het echt enorm in mijn belang is en niet zo zeer in het belang van die ander. Dan maak ik er wel een notitie van en stuur er een tweede email achteraan.
Afspraken verstuur ik zoveel mogelijk als agenda punt. Dat vind ik zelf ook het handigst want dan hoef ik er niet meer aan te denken.
natuurlijk niet
Zoals de anderen al schrijven: niet jouw verantwoordelijkheid. En ik ben al helemaal allergisch voor het eenzijdig opdragen dat uit zulke auto replies blijkt.
Tip voor de vakantieganger: zet een extra dag afwezigheid in je agenda en autoreply. Dan heb je je eerste dag na de vakantie/afwezigheid om alle achterstallige mails door te nemen. En schuif je jouw probleem niet op een ander af.
Tja
De mail van TS, zoiets heb ik nog nooit gezien. Vrij merkwaardig.
Ik ben zelf een half jaar ziek geweest, met autoreply: langdurig afwezig, mail wordt niet gelezen, mail naar collega @ bedrijf .nl
Ik zweer je, toen ik terugkwam en mijn mail snel doorlas bleek dat mensen me gewoon bleven mailen. Meermaals zelfs. Het wordt gewoon NIET gelezen wat je autorepliet.
Chrono
Ik krijg maar 1 keer een outofoffice, daarna niet meer als ik die persoon weer mail dus dat is wel te verklaren als mensen dat toch vergeten zijn.
oja
"Als ik mail verstuur met een verzoek waar ik.zrlf belang bij heb zet ik het mailtje ongelezen in verzonden items. Afhankelijk van de urgentie kijk ik paar keer per dag/week door verzonden items heen en kan dan tijdig reminder sturen. Als ik out of office van belangrijk persoon krijg bewaar ik die even..."
Ik stuur alle belangrijke mailtjes waarvan ik weet dat de ander dat op de een of andere manier per ongeluk expres kan vergeten of waarvan ik denk dat ik het vergeet altijd in bcc naar mijzelf. Komt in mijn inbox. Mijn inbox houd ik schoon met vele mappen omdat ik vaak mailtjes terug moet vinden. Als ik die verzonden mailtjes dan weer tegenkom dan kan ik die persoon er nog even aan herinneren (weer in bcc) en dan gaat die oudste weg.