Factuur wordt niet betaald, welke procedure?
Ik werk bij een klein maar groeiend bedrijf om de facturen en de boekhouding te doen.
Als er een factuur niet binnen de betalingstermijn van 30 dagen betaald wordt, wat is dan bij jullie de procedure? Herinnering, een tweede herinnering en dan nog een aanmaning (plus eventueel incasso) of kan het beter?
Alle facturen worden per mail gestuurd.
niet te vriendelijk
Bij onze vve krijg je eerst een herinering, de tweede is een aanmaning met kosten doorberekening en dan wordt het uithanden gegeven bij een incassoburo/advocaat en komen ook die kosten er bij voor de wanbetaler.
Hangt er van af
Zijn er veel klanten, zijn er veel klanten die te laat betalen, zijn het grote bedragen, betalen ze dan iets te laat of veel te laat?
Wij hebben relatief weinig klanten, die grotendeels op tijd betalen. Wel grotere bedragen over het algemeen.
Meestal wordt er na 30 dagen gewoon even gebeld met de administratie of de factuur in goede orde ontvangen is, of er iets is dat betaling in de weg staat en wanneer we de betalingen kunnen ontvangen.
Dan komt het meestal wel snel in orde.
Eigenlijke procedure: 1 herinnering, 1 aanmaning met aankondiging alser niet binnen 5 dagen betaald wordt een factuur met de rente kosten.
Overigens heb je aan een factuur met rentekosten eigenlijk vaak niets, want als er geen opdrachtnummer op een factuur staat, wordt hij meestal meteen gebounced.
juridisch
Juridisch gezien moet je ze eerst in kennis stellen dat ze te laat zijn en ze nog een redelijke termijn de kans geven nog aan hun verplichting te voldoen. Ik zou daar dan niet email voor gebruiken, wellicht is de eerste nooit aangekomen.Dus daar dient je herinnering voor. Daarna kun je aanmanen, aanmaningskosten in rekening brengen of incassotraject starten. Formeel juist en een tikje afstandelijk. Maar bij een klein bedrijf of een speciale, belangrijke, klant zou ik voor maatwerk en persoonlijk contact gaan. Overleg even met degene binnen jullie bedrijf die de verkoop gedaan heeft, wat hij/zij vindt van de klant, wie zijn contactpersoon was etc. Ik zou dan gewoon vriendelijk bellen en vragen of de factuur is aangekomen etc. voor ik een brief ga sturen.
Persoonlijk vind ik de betalingstermijn van 30 dagen na facturatie trouwens behoorlijk ruim. Twee weken lijkt mij ruim voldoende.
