20 juni 2018 door Henk Boeke

Kinderen en de AVG: e-mail

Voor e-mail diensten zoals Gmail geldt in principe hetzelfde als voor sociale media (zie aldaar), omdat het ook hier om het aanmaken van een account gaat. Waarbij het kind persoonsgegevens prijsgeeft. En waar dus toestemming van de ouders voor nodig is (voor kinderen tot 16 jaar).

De verschillende aanbieders gaan hier verschillend mee om. Hieronder leest u hóe ze ermee omgaan, en wat dat betekent voor ouders. En voor scholen.

Aan het eind de vraag wat pedagogisch gezien nu eigenlijk een goede leeftijd is om kinderen hun eerste e-mail adres te geven. Mét tips hoe je daar het beste mee om kunt gaan.

Regels voor toestemming en gebruik

Hieronder zullen we ons beperken tot Gmail, Outlook en Hotmail, omdat die diensten het populairst zijn bij kinderen en jongeren. Net zoals bij sociale media hanteert elke aanbieder zijn eigen regels. Die luiden als volgt:

Gezondheid

Heeft je kind netelroos of is het iets anders? Zo herken je netelroos én zorg je dat het weer verdwijnt

Gmail (van Google)

• deelname toegestaan: vanaf 16 jaar;
• controle op leeftijd: geen;
• ouderlijke toestemming: niet van toepassing;
• controle op ouderlijke toestemming: niet van toepassing.

Let op: het huidige beleid is dus gewijzigd ten opzichte van vóór de AVG. Toen konden kinderen van jonger dan 16 nog wel een account aanmaken, mits met toestemming van de ouders. Maar nu doet Google het dus hetzelfde als WhatsApp.

Outlook en Hotmail (van Microsoft)

• deelname toegestaan: alle leeftijden;
• controle op leeftijd: geen;
• ouderlijke toestemming vereist: tot 16 jaar
• controle op ouderlijke toestemming: door het overmaken van 50 cent per credit card, of door het verzenden van een 'kopietje paspoort'.

Let op: het verzenden van een kopie van je paspoort is natuurlijk geen aantrekkelijke optie (vanwege het risico op identiteitsfraude). Als u het toch doet, gebruik dan de KopieID app van de overheid. Of gebruik een beeldbewerkingsprogramma om uw burgerservicenummer onzichtbaar te maken en een watermerk toe te voegen (met de huidige datum, plus een tekstje als 'ten behoeve van Microsoft Hotmail').

Een e-mail adres van je eigen provider

Het handigst is natuurlijk om zélf een e-mail adres voor je kind aan te maken, bij je eigen provider, zoals KPN, Xs4all of Ziggo. Dan heb je van niets en niemand last, omdat je het gewoon in eigen beheer doet.

Een e-mail adres van school

Sommige scholen bieden hun leerlingen de mogelijkheid om een e-mail adres via school aan te maken. De school moet dan wel even toestemming aan de ouders vragen natuurlijk (bij leerlingen onder de 16). Wij kunnen geen redenen bedenken waarom je die toestemming niet zou geven.

Let op: Gmail via school is een geval apart. Dat behandelen we hieronder.

GSuite for Education

Google biedt zijn hele pakket van toepassingen – zoals Google Docs, Google Drive en Gmail – ook aan voor gebruik door scholen. Dat heet: 'GSuite for Education'. (Voorheen 'Google Apps for Education' maar die 'Apps' waren een beetje verwarrend, vandaar de naamswijziging.)

We vroegen ons af wat dat betekent voor de ouderlijke toestemming, en voor Googles nieuwe 'alleen vanaf 16 jaar'-beleid. Een woordvoerder van Google bracht uitkomst: Google sluit een overeenkomst (in AVG-jargon: een verwerkersovereenkomst) met de school, en niet met de ouders. De verantwoordelijkheid wordt dus verschoven van Google naar de school, om toestemming aan de ouders te vragen. Zo kunnen ook leerlingen van onder de 16 gebruik maken van Gmail.

Best slim van Google, om het zo te regelen. Maar kan dat wel, juridisch gezien? We vroegen het aan Simone van der Hof, hoogleraar Recht en de Informatiemaatschappij aan de Universiteit van Leiden. Het antwoord luidt: ja, dat kan. Mits Google inderdaad alleen maar de (passieve) verwerker is, en de school als enige de controle heeft, en alles bepaalt (van leerdoelstelling tot bewaartijd van de gegevens). Dat lijkt inderdaad het geval te zijn.

Maar dan is er nog een tweede probleem. Naast de AVG is namelijk ook de wet 'pseudonimisering van leerlinggegevens' van toepassing (inmiddels bekend als de Regeling pseudonimisering onderwijsdeelnemers). Die wet, of regeling, is bedoeld om te voorkomen dat aanbieders van online-leermiddelen de persoonsgegevens van leerlingen – zoals namen, adressen en toetsresultaten – zomaar kunnen doorverkopen aan anderen. De oplossing is: pseudonimisering. Dus dat de aanbieders van online-leermiddelen alleen maar een nummer weten, en niet de echte naam van de leerling. (Volledige anonimisering zou nog mooier zijn, maar dan kun je de vorderingen van een leerling niet meer volgen. Dus dat is helaas onmogelijk.)

Voor de 'GSuite for Education' betekent dat dat de school ervoor moet zorgen dat de accountgegevens van de leerlingen gepseudonimiseerd worden. Bijvoorbeeld door een volgnummer in te vullen, en niet de echte naam. Het Gmail-adres van leerling Ludo Holleman wordt dan iets als '[email protected]', in plaats van '[email protected]'.

Tip: als je vragen hebt over de manier waarop de school van je kind omgaat met dit soort zaken, bespreek die dan gewoon op een open manier met school. Mocht dat bezwaarlijk of pijnlijk zijn, speel het dan via de oudergeleding van de MR.

Starten met e-mail

Tot slot de vraag wat eigenlijk een geschikte leeftijd is om kinderen hun eerste e-mail adres te geven. En hoe je daar het beste mee om kunt gaan. Nog even los van de juridische aspecten, maar gewoon qua opvoeding. En vooral ook qua veiligheid en kwetsbaarheid.

Hier bestaan geen officiële adviezen of richtlijnen voor, maar op grond van onze eigen ervaring – onder andere door onze lezingen op ouderavonden – weten we dat kinderen meestal hun eerste e-mail adres van school krijgen. Vaak is dat in groep 6 (dus rond een jaar of 9) maar soms ook al in groep 5. Wij kunnen daar zelf geen bezwaren bij bedenken.

Tip: als je kind een adres krijgt via school, let er dan op dat dat niet al te herkenbaar is. Dus niet '[email protected]', maar liever iets met een onbegrijpelijk volgnummer. Je kunt de school erop aanspreken als ze té herkenbare adressen aanmaken, waardoor de leerlingen té kwetsbaar worden.

Je kunt je kind ook zelf een eigen e-mail adres geven, bijvoorbeeld via Microsoft (Hotmail) of via je eigen provider, vanaf een jaar of 8 à 9, wat heel leuk en nuttig kan zijn.

Voor jezelf is het leuk om te zien hoe je kind zich ontwikkelt, qua schrijfvaardigheid en communicatieve vaardigheden. En voor je kind is het een nuttige oefening in schrijven en communiceren. Daarnaast is het belangrijk voor de autonomie-ontwikkeling, oftewel het proces van zelfstandig worden. Bijvoorbeeld om te bepalen óf en hoe je op iemand gaat reageren, en om te bedenken wanneer je zelf het voortouw neemt. Juist vanaf een jaar of 9 wordt die autonomie-ontwikkeling steeds belangrijker.

Aandachtspunten:

• vraag je altijd eerst af waaróm je je kind een eigen e-mail adres wilt geven. Is er een speciale aanleiding? Goede redenen kunnen bijvoorbeeld zijn: contact onderhouden met je eigen kind als je gescheiden bent, of je kind contact laten houden met zijn grootouders, of met familie buitenslands. Contact met vrienden en vriendinnen is ook belangrijk, maar loopt tegenwoordig vaker via WhatsApp dan via e-mail;
• ben je gescheiden, overleg dan – voor zover mogelijk – eerst even met je ex-partner. Doe je dat niet, dan kunnen er allerlei vervelende problemen en conflicten ontstaan;
• kies een gebruikersnaam (het deel vóór het @-teken) waar niet zo makkelijk de identiteit van het kind aan af te lezen valt. Dus niet 'Caroline_Dijkstra', en zéker niet 'Caroline_Dijkstra2009' (met ook nog het geboortejaar erbij). Je kunt je laten inspireren door het lievelingsdier of de lievelingskleur van je kind. Maar in ieder geval nooit met het geboortejaar erbij;
• praat met je kind over de manier waarop je met elkaar omgaat via e-mail. Bijvoorbeeld dat je altijd vriendelijk moet blijven, en ruzies vooral in het echt moet uitpraten;
• een eigen e-mail adres biedt de mogelijkheid om zelfstandig accounts aan te maken voor spelletjes-sites. Geef je kind daar duidelijke regels voor. Een van die regels zal moeten zijn dat je het eerst even met papa of mama moet overleggen, voor je een account aanmaakt;
• spreek sowieso af dat je kind nooit zijn of haar adres invult op een (online) formulier, zonder jouw toestemming. Kijk zelf of het je verantwoord lijkt of niet. En leg altijd uit waar je oordeel op gebaseerd is;
• behalve de behoefte aan autonomie groeit vanaf 9 jaar ook de behoefte aan (persoonlijke) privacy. Kijk dus niet voortdurend mee met alles wat je kind mailt;
• loop wel af en toe even samen met je kind zijn of haar mailbox door. Help eventueel met het aanmaken van mappen, om mails te archiveren;
• begin met strakke regels, en geef gaandeweg steeds meer vrijheid.

Alle delen in deze serie over kinderen en de AVG

Daar waar u (nog) geen link ziet, is sprake van een deel dat nog in voorbereiding is.

• Deel 1 – over online dienstverlening
• Deel 2 – over sociale media
• Deel 3 – over (web)mail, zoals Gmail en Hotmail
• Deel 4 – over de jeugdgezondheidszorg (JGZ)
• Deel 5 – over scholen
• Deel 6 – over sportclubs en reisorganisaties
• Deel 7 – over passend onderwijs