Ben ik weer eens: declareren na kerstdiner
Ik ben nu al een tijdje penningmeester van de ouderraad op school. Op zich gaat het wel goed, maar wat me steeds meer tegenstaat is de invloed van het team op de financien. En ik vraag me af of dat wel kan. Voorbeeld: met kerst wordt er aan ouders gevraagd iets te eten te maken voor in de klas. In al die jaren is er nooit in een brief gekomen dat de kosten gedeclareerd mochten worden, maar het is een ongeschreven regel. En als een ouder er naar vraagt, zullen we de kosten ook gewoon betalen. Zelf heb ik al eens gezegd, moet dat niet in een brief? Maar nee, dat moesten we niet doen, want hoeveel kwamen er dan wel niet? Wat schetst nu mijn verbazing, zonder overleg met de or is er een brief uitgegaan waarin dus staat dat de kosten gedeclareerd mogen worden!
Vorig schooljaar is er door 1 moeder inderdaad een bon ingeleverd, 20 euro! Als van alle leerlingen zo'n bon komt, dan is de pot leeg.
En eigenlijk vind ik het ook een beetje gek. Niet dat ze het mogen declareren hoor, dat vind ik normaal. Maar bijvoorbeeld voor de Sint wordt er niet vanaf groep 5 gezegd dat de kosten van het kadootje gedeclareerd mogen worden, en dat is toch ook best een behoorlijk bedrag.
Wat moet je hier nou toch weer mee?
Onze penningmeester
Ik denk dat onze penningmeester zou ontploffen en direct zijn functie zou neerleggen.
Als ik jou was zou ik alle or leden mailen en aangeven dat er geen budget is voor declaraties. Moet je dit wel betalen dan is het nog maar de vraag of er dan nog geld is voor de paasviering, eindfeest etc. Je stelt voor om in de nieuwsbrief of iets dergelijks een rectificatie te plaatsen. Brief was een misverstand. Kosten kunnen niet gedeclareerd worden. Door niemand dus ook niet door die ouder die voor 20 euro een gerecht maakt. O.k. Dat zet je er natuurlijk niet in maar het moet wel duidelijk zijn. Er wordt niets gedeclareerd dit jaar. Daar is gewoon geen geld voor.
Budget
Als het goed is werk je als OR elk jaar met een vooraf vastgesteld en goedgekeurd budget, waarin precies staat waar je de ouderbijdrage aan gaat uitgeven. Als daar geen declaraties van ouders in zijn opgenomen, hoef je ze als OR achteraf ook niet te betalen.
Ik zou heel duidelijk zijn tegen het team dat dergelijke kosten niet bij de OR thuishoren als niet van te voren is overeengekomen dat de OR ze vergoedt. Agendapunt voor de volgende vergadering 
Chris
Ongeschreven regel
Subtiel verschil is dat penningmeester aangeeft dat declareren al jaren gewoon mag.
"In al die jaren is er nooit in een brief gekomen dat de kosten gedeclareerd mochten worden, maar het is een ongeschreven regel. En als een ouder er naar vraagt, zullen we de kosten ook gewoon betalen. "
Dan is de MR niet slim bezig geweest. Als je weet dat mensen kunnen declareren moet je dat begroten. Nu worden ouders er door een brief van de schoolleiding op attent gemaakt, maar wat als die ouder die wel heeft gedeclareerd het was gaan rondvertellen? Zulke dingen verspreiden zich snel.
Wel de mogelijkheid bieden om iets te declareren maar het niet melden in de hoop dat mensen het niet doen vind ik toch een beetje achterbaks.
Maximum bedrag instellen
Het is natuurlijk heel gek om als regel te hebben dat een ouder de kosten mag declareren en dan zitten te hopen dat ze maar niet zullen doen en zo verstandig zijn om niet al te veel uit te geven. In werkelijk zeg je als school dan zoek maar uit wat jullie willen, ik betaal wel.
Als je stelt dat declareren kan, dan moet je daar minstens een maximum bedrag aan koppelen. Dat bedrag maal het aantal ouders moet dan in de begroting staan gereserveerd en als ze niet allemaal declaren dan heb je een meevallertje. Maar je mag daar niet op rekenen.
Het enige wat er nu nog op zit is nog een brief door de schoolleiding erachteraan laten sturen dat het maximale budget x euro per ouder is, als je dat nog in de begroting hebt en anders moeten ze maar een brief sturen dat het declareren niet door gaat omdat het helaas niet in de begroting is gezet en het geld er dus gewoon niet is.
Bedrag per gerecht
Bij ons op school kunnen ouders intekenen op bepaalde gerechten, waar een bepaald bedrag achter staat (3 of 4 euro geloof ik). Dat is het bedrag wat je maximaal kunt declareren als je dat gerecht maakt, maar ik weet van niemand dat ze dat doen. Voor ons is die vergoeding niet nodig, maar voor ouders met een laag inkomen wellicht wel. En die kunnen dan toch iets maken voor de klas van hun kind.
Ik ga ervan uit dat de ouderraad dit heeft opgenomen in de begroting (nooit op gelet)
Vreemd
Het is heel simpel; als er gedeclareerd mag worden, mag er gedeclareerd worden. Ik vind het dan raar om het niet in de nieuwsbrief op te nemen omdat er anders veel ouders komen. Als dit de regel is had je het moeten meenemen in de begroting. Maar ik zou ook niet zo bang zijn dat mensen en masse 1,56 gaan declareren voor 2 stokbroden, een pizza, 8 gevulde eieren, etc.
Hier wordt iedereen gevraagd om 1 gerecht te maken. Ouders mogen declareren. OR vond het maar niets, ouders hadden ook al ouderbijdrage betaald, etc. Pfff! Waar hebben we het over. School staat in dure wijk.
Maar het probleem zit volgens mij in iets heel anders. Een ouder heeft wrs voor een halve klas iets gekocht of ze heeft sushi als hapje gemaakt, maar die 20 euro slaat nergens op. Volgens mij moet je dergelijke excessen voorkomen. Als je iedereen vraagt om 6 tot 8 hapjes te maken, dat kost zelden meer 2,50 euro. Voor de meeste mensen is dat geen probleem, voor de mensen waarvoor dat wel een probleem is blijven er genoeg goedkopere opties over en/of ze kunnen declareren. Volgens mij staat je school niet in een achterstandswijk, dus ik zou een 15,00 euro begroten voor het komende jaar (je hebt toch wel een buffertje voor dit jaar). Trouwens op een school in een achterstandswijk heb ik ooit het allerlekkerste kerstbuffet gegeten.
Inburgering (o.t.)
Op onze school zitten kinderen van veel verschillende nationaliteiten. Wat ik zie is dat de ouders die nog maar kort in Nederland zijn vaak heel bijzondere gerechten maken (die veel kinderen dan laten staan, de zeurtjes). Een paar jaar later zijn ze compleet ingeburgerd en maken ze ook de standaard soesjes of knakworstjes in bladerdeeg
Geen probleem met het declareren op zich
maar er had wel een max op gezet moeten worden. Wat ik al zeg, vorig jaar kwam er dus een ouder met 20 euro aan bonnen. Vers fruit en slagroom stond er op. Ok, was voor 2 klassen in dit geval, maar dan nog. Heb berekend, als alle leerlingen zeg voor 10 euro aan bonnen inleveren, dat het ons meer dan 1000 euro gaat kosten, en dat is niet begroot uiteraard, wel kleine kosten. We houden over het algemeen zelfs over aan het kerstbudget.
Locatiehoofd wilde eerst nog een brief uitdoen met een max, maar is er toch van teruggekomen. Volgens locatiehoofd zullen er niet veel mensen met bonnen komen. Ik help het hopen. Zelf heb ik, in de 4 jaar dat ik nu op deze school rondloop en in de OR zit, nog nooit de kosten gedeclareerd.
Ik had het nog over de sint en surprises, maar dat lag anders, aldus het locatiehoofd. Ik zie dat toch anders.
En voor volgend jaar zullen we het dan maar apart begroten, al weet ik niet of ik dan nog penningmeester ben. Het is een opeenstapeling nu van bemoeienis vanuit het team, en ik ben er een beetje klaar mee.
Hier gaat het andersom
Ik kreeg van de week een nota van de middelbare school, à 198 euro. Dat was de borg voor de boeken (100 euro) en verder een waslijst aan activiteitjes (een stuk of 20) van het timmeren van een vogelhuisje en het bakken van koekjes, tot de kennismakingsmiddag.
