Altijd maar overnemen van collega's
Hallo,
Ik werk als secretaresse op een kantoor van ongeveer 40 werknemers, met ongeveer 14 secretaresses. De meeste secretaresses werken part-time (3-4 dagen).
Waar ik nu zo moe van wordt is dat er vrijwel dagelijks gevraagd wordt om in te springen als collega's er niet zijn, omdat ze ziek of vrij zijn. Van "hogerhand" wordt er over het algemeen wel rekening gehouden met de dagen dat de part-timers niet werken, m.a.w. als die part-timers hun part-time dag hebben, wordt er niet om die reden werk doorgeschoven.
Toch is het wel zo, dat er dan bij uitval door ziekte of extra vrij, meteen een beroep op anderen gedaan wordt en dit dus meer regel dan uitzondering aan het worden is. "Ja, het is nu eenmaal zo" wordt er dan gezegd, een argument waar je monddood mee wordt gemaakt. Ondertussen baal ik er echt wel goed van, want op deze manier krijg ik nooit eens mijn werk af, omdat er altijd wel iemand anders is die urgentere dingen heeft. Opruimen bijv. doe je dus maar half, want dat is niet urgent, en zo zijn er nog wel een hoop werkzaamheden te bedenken die geen hoge urgentie hebben, maar die je wel eens een keertje af wilt maken.
Is er iemand die dit herkent en waarbij er oplossingen gevonden zijn?
Groeten, Yvonne
Werkoverleg
Heb je het al eens aangekaart in het werkoverleg?
Ik vind het op zich niet vreemd dat bij ongeplande afwezigheid werk verdeeld moet worden over anderen. Dat zal dan toch met jouw werk ook wel gebeuren?
Jawel
Jawel, ik herken dat wel. De truc zit 'm in het verdelen van werkzaamheden. Bij ons is het werk in aandachtsgebieden onderverdeeld. Voor kwesties A moet je bij Kees of Marie zijn, voor kwestie B bij Trees of Henk, etc. Zo krijgt iedereen de kans om zich specialistischer te ontwikkelen, en het is voor iedereen duidelijk dat niet alle 14 mensen random voor alle zaken in te zetten zijn.
Ook wordt er gewerkt met aanlevertermijnen. Als je bv. "iets" wilt, dan dien je dat 3 dagen van te voren aan te geven, anders is het jammer. Collectieve assertiviteit is hier erg belangrijk in. Het is niet de bedoeling dat een secretariaat een soort club is die de rotzooi die andere mensen veroorzaken last-minute opdweilen. Die andere 40 mensen mogen ook hun verantwoordelijkheid nemen door zaken tijdig aan te leveren. En dan is het ook niet zo'n probleem als hun aanspreekpunt er op een bepaalde dag niet is. Want vanwege hun tijdige en doordachte aanlevering, kan de secretaresse in kwestie haar eigen werk beter plannen, en daardoor toekomen aan andere zaken dan adhoc gedoetjes.
Dit is dus inderdaad een kwestie voor het werkoverleg, maar nog veel meer dan dat, het raakt de organisatie van jullie afdeling.
Ben jij de enige?
ben jij de enige van die 14 die hier tegenaan loopt?en ben jij de enige waar het werk op *afgeschoven* wordt?
en wat gebeurt er als jij een dag vrij bent of ziek? blijft jouw werk dan liggen,of doen je collega,s dat?
bij ons is het normaal dat als er iemand uitvalt ,een ander het werk doet wat blijft liggen.
maar dit is niet steeds dezelfde persoon,het wordt wel eerlijk verdeelt.
Prioriteiten
Je schrijft dat je je eigen werk hierdoor niet goed afkrijgt. Het is belangrijk om dat ook zichtbaar te maken aan je leidinggevende.
Zorg dus dat je zelf een goed overzicht hebt van je werkzaamheden en hoeveel tijd die kosten. Komt er een extra klus bij, dan accepteer je deze niet direct maar ga je eerst in overleg. "Kijk, dit is mijn planning voor vandaag. Als ik klus X erbij doe, kom ik ongeveer twee uur te kort. Dat betekent dat ik aan dat rapport voor jou vandaag niet toekom".
Of "Prima om klus X te doen vandaag. Dit is echter mijn planning voor vandaag, en je ziet dat ik vandaag dus een probleem heb. Zeg maar welke andere klus ik kan schrappen."